替他人代打卡考勤是否属于篡改考勤记录,是否违法?

2018-04-11 20:33

案情简介:


张某与甲公司自2010年8月起签订无固定期限劳动合同。2011年8月至12月期间,因张某主管经常外场无法保证打卡,故由张某于下班之时代打考勤卡。2012年2月,甲公司以张某篡改考勤严重违纪为由将张某辞退,张某不服提起劳动争议,要求甲公司支付违法解除劳动合同赔偿金。仲裁庭审中,甲公司提供规章制度显示:“无正当和可证明的理由帮他人代打考勤的,”视为“篡改、伪造出勤记录”,该行为属于严重违纪情形。张某认可签收过该制度及帮主管代打考勤的事实,但不认可甲公司的辞退行为。


裁判意见:


仲裁审理认为:张某帮助他人代打考勤的结果客观存在,但经庭审查明,张某主管虽由他人代打考勤,但并未出现缺勤等情形,甲公司在代打考勤期间也均足额支付张某主管工资,故张某行为虽应处理,但并未达到严重违纪程度,据此甲公司辞退行为违法。


法院审理认为:张某为他人代打卡的行为应有别于伪造、篡改出勤记录,导致他人在迟到或旷工情况下按全勤领取工资的情节。因此,其行为未构成严重违纪的程度,虽然甲公司规章制度对此类情形有明确规定且经过民主协商和公示程序,但甲公司在具体适用方面存在错误,故解除行为应属违法。


律师评析:


笔者认为:案例结果反映了目前用人单位在违纪处理过程中的一种普遍现象。即条款定性不准或过于苛严。正如法院所述,虽然劳动者帮助主管代打考勤,但其并未导致伪造、篡改考勤的不利结果发生,也未对用人单位考勤管理产生严重影响,因此,劳动者的行为虽有不妥,但“罪不至死”,用人单位以此为由辞退员工的行为,被认定为违法解除的风险极大。

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案例分享|“钉钉”考勤软件能作为考勤打卡的有效证据吗?

2018-01-13 07:46

来源  新浪新闻



编者注:“钉钉”作为一款办公应用软件,为中小企业实现无纸化办公提供了便捷,也提供钉钉打卡和基础的考勤管理功能,但在员工实际管理使用中,与专业考勤软件相比,距离还相当遥远,从此案的分析中,我们可以看到一旦引起劳动诉讼纠纷,还是天时考勤这一类专业考勤软件更能给企业在行使权益方便提供有效保障!

在某文化传播公司工作的小周,突然被公司辞退,理由是“工作期间弄虚作假多次旷工”。小周心存不服,但公司却以他手机中“钉钉”软件的考勤记录为依据,坚持辞退有理。最终,这起由手机APP引发的劳动争议纠纷,起诉至上海市静安区人民法院。

员工因“屡次旷工”被辞退

2015年5月,小周与某文化传播公司签订《劳动合同》,约定小周任公司运维部门运维专员。在小周签收的《员工手册》中载明,公司实行指纹考勤管理,若员工未向公司说明理由无故旷工,累计到一定天数后,公司有权解除劳动合同。合同履行期间,小周月工资为4900元。

2016年8月23日,文化传播公司向小周发出了《合同解除通知书》,认定小周作为一名外勤员工,无视公司相关考勤规定,从2016年5月至8月累计外勤签到迟到24次,无故旷工17天,且外出签到地点与递交人事部门外出登记地点严重不符,严重违反了公司规定,故解除双方劳动合同。

根据公司指纹考勤和员工手机中的“钉钉”考勤记录显示:小周自2016年5月20日至同年7月25日期间有6个半天,既无指纹打卡记录也无“钉钉”签到记录;另有6个全天既无指纹打卡记录也无“钉钉”签到记录;同时,部分时段无指纹打卡记录,却有“钉钉”签到记录,但“钉钉”签到记录的时间是上午9点以后或下午3点以后时间段。



2016年8月24日,小周向区劳动仲裁委申请仲裁,要求公司支付违法解除劳动合同赔偿金2.5万元;支付2016年6月1日至同年8月23日的高温费600元。仲裁委裁定,文化传播公司应向小周支付违法解除劳动合同赔偿金2.45万元,支付高温费556.32元。

公司拿“钉钉”考勤来说事

2016年12月,文化传播公司起诉至法院,请求判令不支付违法解除劳动合同赔偿金2.45万元,仅同意支付高温费556.32元。

公司诉称,小周系公司广告灯箱施工人员,根据其不同的工作场景:若在公司上班应通过指纹打卡考勤,即进公司打卡一次、离开公司打卡一次;若在户外工作则应通过事先安装在员工手机上的“钉钉”APP签到考勤;小周在户外到达某灯箱施工点要做一次考勤。

公司表示,虽然考勤制度中没有对“钉钉”考勤做具体规定,但公司口头要求员工到一个地方工作,必须用“钉钉”软件签到,一般9点前需要到达使用“钉钉”考勤。2016年5月9日,公司人事部门还向包括小周在内的员工,发送了主题为“关于严格执行签到的规定”的邮件,明确告知员工在户外工作时必须使用“钉钉”软件进行签到。

公司认为,2016年4月前公司的考勤是松散的,即使有迟到、旷工也不追究。从2016年4月后,公司发邮件通知外勤员工需严格使用“钉钉”软件签到。但公司基于对员工信任,根据小周考勤申报仍然全额发放了工资。但现有考勤记录显示,小周存有多次迟到和旷工现象,违反了《员工手册》规定,因此公司的辞退决定是合法的。

员工称考勤制度内外有别

法庭上,小周否认自己存在迟到及旷工的行为,认为公司《员工手册》只是针对办公室员工规定了指纹考勤制度,而自己属公司外勤人员,不受该考勤制度约束,他也从未看到过公司的外勤考勤制度及使用“钉钉”考勤的相关规定,况且《员工手册》没有经过民主程序制定也未作公示。

小周表示,尽管自己手机安装了“钉钉”考勤软件,自己却从未收到公司告知户外工作要用“钉钉”考勤的邮件。领导曾口头告知外出只需半天点一次,不需要在9点之前考勤,也不需要到户外工作地方就点考勤,更不需要每到户外工作点就点考勤。



小周提出,自己从事的户外施工分为施工和上刊两类,上刊完工后有时也会拍照片发给公司作考勤记录,这些工作照片和工作中的微信群聊记录,均可证明自己没有迟到、旷工。

庭审质证中,文化传播公司当庭查看了小周手机留存的工作照片,但表示即便如小周所说,小周仍有多个时间段未提供正常出勤的证据。同时,公司的签到、处罚均以“钉钉”签到的数据为准,其他任何证明均不应成为免除公司处罚的依据。

仅凭“钉钉”考勤解聘理亏

法院认为,文化传播公司声称“钉钉”数据显示小周存在迟到、旷工的严重违纪行为,而小周上述行为违反了《员工手册》规定。小周否认公司曾告知须使用“钉钉”软件进行考勤,也否认收到要使用“钉钉”软件的邮件,只承认领导曾口头告知使用“钉钉”软件时,不需要9点前签到。

综合考虑文化传播公司并未在对应时段给予小周相关处分,且已经向小周全额发放了2016年5月至8月期间的工资,法院认定该公司并无充分证据证明小周存在迟到、旷工的情形,现公司单方解除与小周的劳动合同属违法,理应支付小周违法解除劳动合同赔偿金2.45万元,考虑到公司愿意支付高温费556.32元与法不悖,遂法院作出了一审判决。

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从6个案例中学会如何高效管理考勤

2018-01-12 08:14

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制定考勤管理制度必须依据企业实际情况,不能闭门造车、更不能直接从网上“扒”。实施考勤管理制度过程中,要根据企业自身实际情况以及员工反馈意见,不断修改、完善,变员工被动考勤为主动考勤。

雇主耗费大量心血进行考勤管理但收效不佳,这已经成为日常管理中的一个难题。考勤管理要达成员工与雇主双赢的目的,需要在六个方面加以关注。

一、适应企业所在行业特点和企业性质

案例1:

新兴电子有限公司是一家民营系统集成企业,大多数员工具有专科或以上学历,年轻人居多,与老板关系融洽,原来实行的打卡考勤,是从网上“扒”下来的:员工上、下班必须亲自打考勤卡,每天应当打卡四次,漏打卡者每次罚款人民币20元;员工不得让人代打卡,如被发现,代打卡者和被代打卡者各罚款人民币50元;员工迟到、早退超过10分钟,扣一小时工资;超过20分钟,扣半天工资;超过30分钟,扣一天工资;员工因事、因病须按规定履行请假手续,否则以旷工计。

但是,员工代打卡现象仍屡禁不止,派专人值守,可专职考勤员不愿得罪同事,经常睁一只眼闭一只眼;有些员工即便缺勤,也有办法从上司处弄来签注,逃脱处罚;迟到超过30分钟扣一天工资,员工偶尔迟到超过30分钟,索性给自己放假,到网吧去玩;作为系统集成企业,加班加点是家常便饭,迟到者往往以此为理由申请免罚;HR部门每天有员工来争辩,薪资发放日成了矛盾集中爆发日,最终发生了一起员工追打HR经理的恶性事件。

为此,公司采取了更为严厉的处罚措施,在“铁腕”管理下,情况迅速好转。可是临近春节、年终奖刚发完,近1/3有经验的老员工和中低层管理者因制度太苛刻、霸道无人性而提出辞职,导致正在进行的许多工程项目将被迫终止。

经过耐心劝说,大多数辞职者收回了辞呈。公司深刻反思后,根据所处行业特点和企业性质,开始执行“年度储蓄制度”:

(1)HR部为每位员工建立一个年假储蓄账户(时间户头),加班相应增加年假储蓄额,迟到早退及各种请假则相应减少储蓄额;时间账户每月结算一次,余额自动转存到下个月,员工不愿转存的,预留两天作为下月的机动,其余则按本月的平均工资折算发放;时间账户为负,从工资账户扣罚相应金额。

(2)严格遵照国家相关法律规定,经批准延长工作时间加班的,按加班时间的1.5倍计入年假储蓄额中;休息日加班按加班时间的2倍计入;法定节假日加班,按加班时间的3倍计入。

(3)病假,按请假时间的0.5倍从年假储蓄额中扣除;事假,按请假时间的1倍扣除;迟到或早退,按迟到或早退时间的2倍扣除;旷工,按旷工时间的3倍扣除;户头不足者按同样倍数扣减工资。

(4)探亲假、婚假、丧假、产假等,按国家规定一次性在其年储蓄额中增加相应天数。

(5)在不影响工作前提下,经公司批准,员工可以在年储蓄余额范围内申请休假,休假时间从储蓄账户中扣除;业务繁忙时鼓励员工多加班以增加储蓄余额,淡季时鼓励员工多休假、休长假。

员工年假储蓄账户如下页表。


   该考勤方案经征询意见、个别细节优化后顺利实施。员工按规则自主调整,员工开心、企业也节省了人力成本,企业重新步入上下和谐、快速发展的良性轨道。

案例2:

深圳中圆地产公司是一家大型房地产开发企业,同时在售楼盘有5-6个。由于售楼部员工分散在各个售楼处,考勤成了一个老大难问题。售楼处员工上班从未早到过。看房客户已等在售楼处门口,而现场布置、陈列、折页、表单乃至着装等必要的前期工作却没准备好的情况经常发生,让客户印象大打折扣。

HR部为强化考勤管理,给每个售楼处派驻了一名现场考勤员,可3个月下来,迟到现象依旧。由于售楼员工的薪资采用低底薪+高提成,做成一单提成非常高,考勤那点奖罚根本入不了他们的法眼。售楼员工真正在乎的是客户下单量,而客户下单量又取决于接待客户的多少。

所以,公司有针对性地执行“售楼部员工每天排号接待客户,排号顺序遵从每天到岗顺序”,即“接单顺序考勤制度”。新规一经实施,售楼员工一个比一个到得早,而且自发组织纠察队,维持秩序,以免有人插队。公司既不用设考勤员,也不设全勤奖,既降低了成本,又实现了员工准时出勤的目的。

分析:

目前,大部分企业考勤管理采用专人监督签到、上下班打卡或按指纹等形式,但是效果并不好,原因在于没有根据企业所在行业特点和企业性质进行考勤管理。实际上,企业考勤管理与其所处行业特点和企业性质是分不开的。

案例1是一家系统集成民营企业,首先,老板依靠个人魅力与员工建立和谐关系管理企业,人治管理理念根深蒂固,考勤管理基础薄弱,从网上“扒”下来的考勤制度呈现水土不服是必然现象;其次,系统集成企业的业务稳定性不强,员工工作时间不确定,之前的考勤管理规定完全忽视员工因工作需要加班的实际情况。“年度储蓄制度”与企业所在行业与企业性质相适应,不仅认可加班,而且换算成时间进行累计,为员工明确了休息时间,降低了企业人力成本。

案例2是一家地产公司,根据地产公司行业特点,售楼部员工岗位关键考核指标是客户的下单量,客户下单的多少决定其薪酬。所以,房地产类企业的考勤管理,要把薪酬与岗位关键考核指标相结合才是有效的。

二、适应企业员工构成及其特点

案例3:

上海申吉软件公司多数员工是具有本科或以上学历的年轻人,头脑灵敏,思维活跃,工作热情很高,项目紧张时加班加点不在乎;不紧张时散漫,作息时间不规律,早上无法按时上班,频繁加班和工作辛苦成了借口。公司起初采用打卡考勤、迟到罚款方式,虽然专人考勤,可效果差强人意。到了月底,该按考勤结果核算工资奖金了,老板却来打招呼:这个技术骨干少扣点,那个项目经理不要扣。两年下来,不堪忍受的考勤员换了四任,最后竟无人愿意接任。

为此,该企业结合行业及员工特点,采用“考勤乐捐制度”:

(1)取消专职考勤员,迟到早退者不扣罚任何工资。

(2)办公室、会议室门前放考勤乐捐箱,迟到者按每分钟一元钱自觉捐纳基金,早退者按每分钟两元捐纳基金,公司管理层加倍。

(3)乐捐箱中的资金滚存累积,作为各部门的集体活动经费,公司予以相应的配套;按月递减的,另有奖励;集体舞弊的,则冻结该部门一年的集体活动申请资格。

该制度一方面是为了奖勤罚懒,另一方面是以集体的力量制约个人,用多数人的眼睛去监督少数人。“考勤乐捐制度”实施3个月,得到员工理解和认可,考勤在轻松活泼的调侃中完成了。

案例4:

上海暴风网络软件公司是一家开发、运营和推广网络游戏的企业。员工大多追求个性、新奇,酷爱游戏,喜欢搞怪,工作热情高;但是叛逆心强,责任心差,制度在他们看来不过是一张A4纸而已。对此,公司采用“Cosplayer(角色扮演)考勤制度”:

(1)取消指纹打卡机,改为每台电脑终端单一登录,联网自动计时。

(2)迟到早退累计时长超过20分钟的员工,即可玩Cosplayer,选其时长最多者,自备服装、饰品、道具,扮演游戏中的仆人角色,午休时间为其他员工服务。

(3)仆人服务要达到“菲佣”的标准,包括为其他员工订盒饭、买饮料、擦桌子、擦皮鞋、端茶送水、打扫卫生、收发快递等。

(4)午休服务为1个小时,服务完毕后,核销迟到早退20分钟;如果仆人服务质量不高,让多数“主人”不满意,则核销时间减半。

(5)循环往复,只要有人累计时长超过20分钟,游戏自动开始。

该制度颁布后,“潮人”们兴致盎然地做出承诺:自愿玩游戏,服务不打折。第一天,有一个“倒霉蛋”被整得死去活来、但因事先承诺,只能尽心尽力提供服务,考勤惩戒在嬉闹欢笑声中完成。此后,整上瘾的员工们伸长脖子等着整下一个,迟到早退现象大为减少。

分析:

考勤管理的目的不是处罚,而是促进员工积极向上、努力奋斗、创造价值,其对象是鲜活的、有着年龄、学历等差异的员工,他们的个性、需要、情感、欲望、追求等呈现多样化。

案例3、4的考勤管理之所以能够在嬉闹、轻松活泼中完成,前提是考勤管理依据企业所在行业与企业性质实际出发,量体裁衣、量身定做;

其次,这两家企业员工朝气蓬勃、富于创新,彼此之间也互相帮助,密切合作,同时不愿接受僵化教条的管束,并且在与企业的博弈中逐渐占据上风,“考勤乐捐制度”“Cosplayer考勤制度”即根据这类员工特点而设;

再次,具有高智商和高技术的软件开发人员对工作执着追求,思维灵敏,不墨守成规,企业经济效益主要来源于其知识贡献,而非在企业服务时间长短。显然,考勤管理必须创新。

三、适应企业不同发展阶段

案例5:

北京诚信科技有限公司成立之初,具有很浓的人治味道,所有规章制度都由总经理制定,极不科学。随着企业规模扩大,员工迟到早退现象日益严重。在推行了几轮考勤制度均告失败之后,总经理决定采用人性化考勤制度:员工迟到10分钟以内不算迟到,但当月不能超过三次,超过三次者每次罚款100元。

对此,员工解读为:“每个月有三次迟到的机会,时间是10分钟以内!”于是每天上班总有三五个迟到者,大家轮着来,绝不浪费三次可迟到的机会。无奈之下,总经理决定补救,即实行“考勤连坐制度”:公司按部门设立团队全勤奖,该月度达标的团队每人奖励200元。

但如果该部门所有员工迟到早退时间累积起来超过10分钟×n(n为该部门全体员工数),则该部门员工当月都不能领取团队全勤奖。无奈“补救”的结果是员工迟到早退现象一夜间消失了,即使偶尔有员工迟到,也大多是出于客观原因,并且在事后也会想方设法取得部门其他同事的谅解和宽容。

分析:

每个企业都有自己不同的发展阶段、发展历史等实际情况,考勤管理必须与时俱进,随着企业的发展不断完善与匹配。麦肯锡7S模型提出:企业发展过程中必须全方位考虑结构、制度、风格 、员工、技能、战略、共同价值观,可分为硬件和软件两类。

硬件指战略、结构和制度;软件指风格、员工、技能和共同价值观。企业依据内外环境和可获得资源的不同而制定企业发展战略,组织结构随着企业战略而不断调整,制度是企业发展的保障;企业内部管理风格、员工构成以及员工具备的技能,要根据企业愿景提前做好准备。而且,必须让员工了解和认同企业核心价值观。

企业只有软件和硬件同时做好准备才能正常运转。从7S模型看出,企业不同发展阶段的管理制度有所不同。企业创办期,人员少且与创办人一同打拼,创办人的价值观与行为方式直接辐射到每一名员工。但是,随着企业不断发展,创办人的价值观及行为方式难以影响到每一名员工,HR部门要根据企业所处发展阶段、管理风格等实际情况,对考勤管理做相应调整。

四、适应企业自身文化

案例6:

一家电缆制造企业,老总60多岁了,非常敬业。一年到头,除了个别时候出差在外,总是第一个来厂里,最后一个离开,习惯成自然,准时如钟表。但许多年轻员工却没有那么自觉,迟到早退时有发生,还经常和人事部的考勤专员起冲突。

鉴于此,专家提出的考勤管理建议是:不考勤。每天上班时间,老总就在厂门口,迎接每一位员工,向他们点头、微笑、问早;而下班时,老总则在厂门口欢送每一位员工。春风细雨润无声,有形的迎送,无形的威慑,没有考勤,胜似考勤。

分析:

一般情况下,创业者的价值观以及行为方式奠定了企业的价值观及行为方式,随着时间的推移,积淀为企业所有成员共同遵守的价值观,即企业文化,成为企业的DNA。企业管理最佳实践证明:管理需要刚柔相济、双管齐下,刚性管理制度无法达到的地方,需要柔性管理即文化去弥补。

企业一把手以人为本,身先士卒,尊重员工做出榜样,做足软功夫,以文化人,可以感动员工,从而提高员工的出勤和工作积极性。因此,老板在工厂门口迎送员工的行为向员工表达了企业人性化的管理方式、示范性的领导风格,以及人文关怀的企业文化。

五、持续完善,力求零缺陷

上述案例企业从实践中及时吸取教训、用心总结,分别根据自身实际情况及时调整、补救、完善了考勤管理。因此,企业考勤管理不可能一蹴而就,要经历多次实践、修改、调整、完善,最终达到与企业适应和匹配,这昭示:考勤管理要动态的适应。

考勤管理零缺陷是指考勤制度设计与表述要做到言简意赅、缜密周全、无歧义,任何人在规定面前无特权,让员工无空可钻。上述多个案例的考勤管理规定表述不够严密而产生歧义,被员工利用,造成企业被动、受损。

案例1中公司规定迟到超过30分钟扣一天工资,员工偶尔迟到超过30分钟,索性给自己放大假,到网吧去玩。结果是工作无人干,员工利益受损,形成企业与员工双输局面。案例5中规定员工迟到10分钟以内不算迟到,但当月不能超过三次,超过三次者每次罚款100元。

这被员工解读为:每个月有三次迟到的机会,时间是10分钟以内!结果是每天上班总有三五个迟到者,大家轮着来,绝不浪费三次可迟到机会。这是考勤管理制度自身缺陷所致。

六、转变考勤管理理念

传统上,HR部门既是考勤规定的制定者、执行者,又是监督者和被考核者,犹如足球比赛中,既是运动员、又是裁判员,因而考勤管理的公正性颇受质疑;加上HR人员受专业知识等方面局限,所制定的考勤规定无法做到全面,考勤管理效果差也属正常。

事实上,考勤管理不应仅仅是HR部门的工作,而是企业所有管理者及全体员工自己的事情。为此,企业要做到:

首先,制定考勤管理制度不能闭门造车、更不能直接从网上“扒”,只能依据企业实际情况。制定时要鼓励员工建言献策、广泛采纳员工意见;实施中,要不断修改、完善考勤制度,使之与企业动态匹配,变员工被动考勤为主动考勤,才能保障考勤管理的效果。

其次,转变观念,创造条件,建立让全体员工积极参与、共同监督考勤管理的机制。只有全员参与、共同监督才是最有效的管理,这也完全符合与尊重人性。

如案例2执行的“接单顺序考勤制度”、案例3实行“考勤乐捐制度”、案例4采用的“Cosplayer考勤制度”以及案例5实行“考勤连坐制度”,实质上是一改传统的少数(个别)人考勤大多数人的做法,实行多数人考勤、监督少数人的考勤管理。

即以集体的力量制约个人,用多数人的眼睛去监督少数人,一个人迟到或缺勤,会损害部门所有员工的切身利益,把全体员工利益捆绑在一起,才能使考勤管理公开、公正、公平,缓和监督者与被监督者之间的矛盾,企业既降低了成本、提升了效率,又完成了员工考勤。

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中控指纹考勤机的数据导出使用方法

2018-04-11 21:01


指纹考勤是现在公司普遍使用的考勤方式,做为后勤人员或者财务掌握考勤机的安装和导出文件很重要,接下来就介绍一下考勤机的使用方法。


第一步,准备一个U盘,到每月发工资的时候,将U盘插入考勤机的USB插口,长按ok键,进入上传下载-下载至U盘-考勤数据下载-人员信息下载,下载完毕后拔出U盘。

第二部,安装考勤驱动,百度搜索“中控考勤软件标准版”--点击下载至桌面--然后桌面会出现下图3的一个文件,双击打开--打开图4所示的文件夹--打开里面的驱动(图5)--会出现安装语言,选简体中文(图6)--选择下一步,直到安装完成。

然后安装 

检查安装是否成功。桌面会出现“考勤管理系统标准版”,就代表安装成功了。

导入U盘数据至电脑,将U盘插入电脑,打开考勤软件--点击考勤软件左上角的数据下的USB闪盘管理--选择彩色屏。

导入用户数据和记录数据--查询你想要的时间段--导出为Excel表格

最后,将导出的Excel表格调整好格式,迟到早退的用红字标出来,这样一份本月的考勤数据就出来了。

安装时选择驱动,网上搜索下载可能会自带软件,安装成功后要卸载没用的软件。

导出时选择Excel表格,其他格式不好处理,又浪费纸张,如果需要答应出来,最好选择双面打印。



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律师:考勤管理中存在的九大用工缺陷,你们企业有几个?

2018-01-12 08:25

考勤管理九大缺陷,你们企业有几个?

   作者:洪桂彬  (上海市汇业律师事务所合伙人,本文发表于201011月期《上海劳动保障》,2015130日由作者进行编辑修改)

     考勤管理是劳动关系管理的日常基础工作,但正是这一最基本的工作却被很多人力资源管理者忽视,围绕考勤而产生的劳动争议居高不下,而企业考勤管理的诸多缺陷也直接导致用人单位承担败诉风险,本文罗列考勤管理中的九大缺陷,以便让人力资源管理者更好的完善考勤管理制度和操作流程,以最大程度减少风险。

   缺陷一:单位无考勤制度

     在企业用工实践当中,用人单位对劳动者进行管理约束的最基本的手段就是要求员工按时上下班,这也是企业对员工进行其它工作管理的重要前提。

  因此,大多数用人单位都有相对完善的考勤管理制度以便对员工实行有效的监督和管理。但另一方面,用人单位不实施考勤的现象也不少见,有些是因为规模较小、公司刚成立等原因,导致企业管理者考勤观念淡薄;也有些规模较大、管理比较规范的企业对因为对部分特殊岗位缺乏认识如司机、外勤销售人员、24小时轮值班人员,以为这类岗位无法考勤或者没有必要而不实施考勤管理;还有些企业把“不考勤”当做一种“企业福利”来看,这些都直接或间接的为用工风险埋下隐患。

    在劳动争议案件中,涉及出勤时间的争议非常多见,如加班费争议、旷工争议、拖欠劳动报酬争议都直接或间接的与出勤时间的确认有关,如果企业未实施考勤,将无法提供有效的考勤记录,而考勤制度是企业的一项基础管理工作,用人单位对其员工在本单位的出勤情况应负有举证责任,一旦无法提供考勤记录,则仲裁机构或法院将可能采信员工的主张,届时是否加班,加班时间长短、是否旷工等等均不由单位作主。显然,任何用人单位都不原意看到这样的结局。

  缺陷二:多重考勤并存

   当前科技迅猛发展,考勤方式也日新月异,从纸片打卡钟考勤到射频IC卡打卡考勤,从指纹打卡考勤到人脸识别考勤,不一而足。诚然多数企业执行单一的考勤方式,但多重考勤的企业也大有人在。部分用人单位为了减少电子考勤的差错(如漏打卡、设备损害、设备误差等)另外增加了手工考勤方式,而这两种考勤方式在记录结果上可能存在较大差异。

   在许多加班费劳动争议案件中,用人单位主张按手工考勤作为认定工作时间的依据,而劳动者则主张以电子考勤为准。由于大部分用人单位对出勤时间的认定标准并无制度规定或合同约定,则也导致在实际的争议处理中,仲裁员或法官往往会从有利于劳动者角度考虑,很显然,企业应当规范考勤管理,由于管理上的不严谨导致考勤记录的不明确性,用人单位应当承担主要责任。

   缺陷三:考勤规定不明确

    企业关于出勤的制度规定往往涉及工时制度、工作时间安排、加班的申请程序等,如果这些内容不够明确或与劳动合同存在冲突,往往也会为劳动争议埋下隐患。

    问题之一是企业考勤规定没有规定工作时间的统计及确认方法,由于工作时间直接涉及薪资结算,往往直接影响到劳动者权益,故用人单位应当加以明确。如门禁记录是否作为统计工作时间的依据、员工的考勤记录是否须经相关部门核对校准。如果规定明确的话,将大大减少争议发生的可能性。

    问题之二是企业考勤规定往往忽视对休息时间的安排。有些单位规定每天工作9小时,并未规定中间有1小时休息时间。但员工可能以为存在1小时加班时间而申请仲裁,尽管员工并不一定胜诉,但仲裁本身也消耗了企业的管理成本。对众多制造业企业而言,涉及工间休息时间更应有明确的规定。

     问题之三是企业考勤规定忽视对加班的认定标准,加班是否须经审批,员工超时工作究竟是个人行为还是公司行为?往往是劳动争议中非常常见的争论焦点。用人单位明确加班须经审批的程序,可以避免员工因个人原因超时工作却可以索要加班费的情况。

   缺陷四、缺勤记录未注明事由

     在企业日常考勤管理当中,员工因病假、事假等而缺勤上常有的事,但若对有关缺勤缺乏明确的标准,则员工是否旷工?是否属于休假?休了何种假?都将成为疑问。

    200811日始实施的《职工带薪年休假条例》规定,职工连续工作1年以上,用人单位应当安排职工休假。如未休假,则用人单位应当支付未休年假得三倍工资。

   在年假争议的案件类型中,由于用人单位在休假安排上居主导地位,故对是否已休假,休了多少天假均应由用人单位举证。若相应的缺勤记录缺乏明确记载,则用人单位将在处于极为不利的境地。已休过假的员工也可能主张未休年假的三倍工资,如没有其他证据,则用人单位极有可能败诉。而涉及加班调休的争议中,有些单位的考勤记录只记载了调休的日期,而未注明是哪一时间段的加班调休,在具体争议中,用人单位或称2013年的加班已在2014年安排调休,而劳动者则主张2014年的调休日期是针对2012年的加班。对这些问题若单位不能给予合理解释,都将可能承担不利后果。

    故,缺勤应明确事由,以做到对出勤状态的精确掌控。

   缺陷五、考勤记录缺乏签名核对

   考勤记录是劳动争议当中的典型证据形式,而该类证据的真实性、关联性也是各方争论的焦点。其中最典型的争议是,没有员工确认的考勤记录是否具有证明效力?

   考勤记录关涉员工的工资休假等权益,故其真实性的判断至关重要。而用人单位提供的考勤记录是否属于原始证据、是否形成于当时、是否具有更改可能性、是否经员工确认都是判断考勤记录真实与否的重要标准。通常,人工考勤记录记录往往有部门主管签字,这些证据也往往形成于当时,事后补救可以通过特殊手段(司法鉴定等)加以验证,若无员工签字并不必然导致该证据无效。

  而电子考勤记录则不然,其具有物质依赖性和易更改性,企业出示的往往都是电子考勤记录的打印件。而未经员工签字确认的打印件,从证据形式上看,其属于非原始证据,其而,该打印件是否与原始保存的考勤记录完全一致是值得怀疑的。因此,在司法实践中,企业需要提供其他证据加以佐证电子考勤记录打印件的真实性,如制作考勤记录导出过程的视频,以证明该证据的形成过程是真实的,如提供工资发放情况与考勤记录核对,是否存在冲突和不一致。若不能提供其他证据加以佐证,或者其他证据存在自相矛盾之处,则用人单位将面临诉讼风险。因此,从控制风险角度,电子考勤记录定期交由员工签字,是确保考勤记录真实、合法、有效的重要手段。

   缺陷六、考勤记录疏于保管

   在劳动争议案件中,与考勤记录相关的旷工争议、加班费争议往往存在仲裁时效限制。但时效的背后,是要求用人单位保管必要的管理文件,考勤记录便是其中之一。

   举例说,员工主张离职前5年的加班费,那么对争议发生前2年的考勤记录用人单位负有举证义务。若劳动者能举证证明用人单位掌握管理考勤记录,则用人单位应当提供该2年内的考勤记录,不能提供的则将承担不利后果。有些单位以为离职员工已经不是公司的人了,所以对其过往的资料疏于保管,或销毁、或遗弃,一旦涉诉,则往往面临举证不足的问题。究竟考勤记录保存多久最合适?

   对于主动离职、合同期满终止、与单位协商解除的离职员工,笔者建议最低保管期限为1年(自员工离职之日起计算),因该类员工发生劳动争议的概率较小。而对于单位单方辞退、被动离职的职工,笔者建议保管期限为2年。以上均需要保存该员工在职期间的所有考勤资料。

  缺陷七、考勤规定与实际处理不一致

   企业员工关系管理应当做到“有法必依、执法必严”,否则所有的制度规定将形同虚设,也不利于建立管理威信,更重要的是,也会制造各种诉讼风险,而企业的考勤管理规定与实际执行情况便是其中之一。

   如,大多数企业对旷工行为都作出了相应的惩处规定,或扣减工资或给予书面警告等等,有些单位一方面认定员工旷工,另一方面却正常发放工资,这就导致对该缺勤记录,企业的判断和实际处理发生偏差?如果员工主张休假且领导口头同意,则势必“旷工”难以认定。

   又如,公司规定,员工请假须书面申请并经人力资源部书面批准,超过10天假期应当经总经理书面批准。但有些单位在实际操作中变成请假口头化,审批也口头化,

   有些部门主管直接代行人力资源部职权,直接批准员工请假。人力资源部门也听之任之,久而久之,请假手续和相关统计极为混乱,甚至造成薪资计算的差错,也为劳动争议埋下伏笔。

   以上,足以说明单位必须在员工管理上“言行一致”“权责统一”,否则既不利于管理,也不利于风险控制。

  缺陷八、未及时申报、续延特殊工时制

   企业由于部分员工工作岗位的特殊性(如外勤人员、司机、高级管理人员等)而执行不定时工时制和综合工时制既是控制成本的需要,也是便于管理统计。但部分用人单位却对特殊工时制存在误解。

   第一,认为特殊工时制只需合同约定或制度规定即可。根据现行政策,实行综合工时或不定时工时制度须经劳动行政部门批准。未经主管部门批准,即使双方有约定也不得执行特殊工时制,而只能按照标准工时制统计加班。

   第二,认为只要劳动行政部门批准。就可全员执行特殊工时制或永久执行特殊工时制。根据特殊工时有关申报规定,经批准的的特殊工时制有适用期限、适用岗位的限制。不是所有的岗位都可执行特殊工时制度,也不是申请特殊工时制获得批准后便一劳永逸。

   第三,执行特殊工时制无须告知员工。尽管是否执行特殊工时制主要取决于是否获得审批而非员工知晓。但员工不知情容易埋下劳动争议隐患,更为重要的是,究竟哪些岗位属于审批范围,需要企业事先规定或及时与员工沟通确认,以减少争议发生的可能性。

  缺陷九、出勤违纪处理不妥当

   员工涉及出勤违纪的情况主要包括旷工、代打卡、迟到早退、缺失考勤记录(忘打卡)等情形。

   对旷工行为,很多企业认为只要离开工作岗位未报告即属于旷工,这种理解是错误的。员工缺勤可能有诸多原因,最典型的是因病休息却没有及时提交病假单。如果事后证明员工却因病休息,而单位以旷工解除,则用人单位存在极大的诉讼风险,在司法实践中,用人单位负有核查员工缺勤原因的义务,并尽到合理的告知义务。

   用人单位应当首先核查员工为何不出勤,告知员工恢复上班或履行请假手续,在尽到合理的提示义务员工仍未作反应的情况下,用人单位方可依据规章制度作出处理。

   对代打卡行为,很多企业直接规定属于严重违纪行为,一旦在监控资料中一员工手领多张考勤卡,或发现两名员工多次同一时间刷卡,即认为员工存在代打卡行为而顺势解除。考虑到代打卡行为需要单位举证,监控录像往往模糊不清,特别是小物件的考勤卡更是难以辨认,有些监控录像记录时间与标准时间存在误差,这些都极大地影响了该类证据的效力,从而使得用人单位面临举证不足的风险。笔者建议,对该类违纪行为,应当向员工展示有关证据,要求员工给予合理解释、加以辨认,以确认其真伪,若能可能,应取得员工的签名或对有关谈话作录音,以确保对违纪行为的证据固定是完整的。而不是主观臆断,草率解除。

   对缺考情形,由于没有刷卡记录,究竟是旷工、忘记打卡还是临时外出?其往往存在争议,对该情形的判断,企业应当在一个考勤统计周期结束前及时与当事员工加以核对确认,如若确实属于忘记代打卡,应当加以注明并签字。对员工屡次缺失考勤记录的情形,企业应当做出事先的制度规定,如规定员工应在忘记刷卡之日起3日内主动向公司汇报、员工临时外出应当填写派工单等。

   总而言之,对考勤类违纪情形下,用人单位应当对违纪情况给予充分核实,给予员工申辩机会,对证据加以固定,而不是草率的一纸“辞退通知”。

   考勤管理是人事管理的基础工作,但在人力资源管理法制化时代的背景下,HR应当更加关注基础工作,实现人力资源的精细化管理,以最大程度地为企业控制风险、降低成本。


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在线请假审批

2018-10-23 07:03

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访客管理

2018-10-23 07:04

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家校互动

2018-10-23 07:05

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怎样选择人事考勤工资软件的一些参考?

2017-05-12 07:45

问:选择HR软件应该注意些什么?  

答:许多公司购买电脑考勤系统时,只是考虑用来代替纸卡机,在打卡的速度上,以及公司形象上有所提高,有的公司更是没有目的,只是觉得,现在很多公司都用“刷卡”了,买一个回来“跟上时代的进步”。于是,就找上几家来对比一下价格,选一个价格便宜的就上马。安装下来后开始打卡,发现不像“想象中”的那么方便,计算出来的考勤结果以及薪资结果完全“牛头不对马嘴”,于是,告诉系统提供商修改软件,但是,改来改去,几个月、一年过去了,还是没什么改观,这个问题解决了,那个问题冒出来,好像有“永远”处理不完的问题。买家才觉得“当初”还不如不买这种“高科技”产品,害得自己比用纸卡还辛苦。

实际上,买家这时候已经发现,最大的问题是在软件方面。但是,当初购买时,主要是因为软件便宜(有些还给你“送”软件),才选择这家公司的产品。这时就上下两难了,是继续用“刷卡”呢?还是,换回打纸卡呢?

所以成熟稳定、适应性强、灵活高效、具有高性价比的产品才是您的最佳选择天时(DAYTIME)考勤。既然,电脑考勤系统的主要问题都集中在软件,而购买电脑考勤系统时,对软件的功能及所能达到的服务又这么不重视,购买后不出现这种上下两难情况才“怪”了。那如何选购电脑考勤系统呢?  

电脑考勤方法有如下几种:

A、感应卡考勤   B、指纹考勤    C、条码/磁码/接触式IC卡考勤

感应卡考勤:现阶段,感应卡考勤的应用量最大,200人以上的企业用感应卡的大约占市场的96%。感应卡考勤的优点是:操作简单(只需要靠近一下就可以),速度快,性价比最高。缺点是:可以代打卡。

指纹考勤:指纹考勤是更新的一种考勤方式。指纹考勤的优点是:可以避免代考勤现象,不需要在卡方面投资。

条码/磁码/接触式IC卡考勤:这种电脑考勤在前几年采用,现属于市场淘汰产品。主要原因是电脑考勤时需要接触,不方便,有磨损。条码的最大好处是卡成本低。  软件的功能及服务  

软件是实现整个系统集成的关键所在。软件的选购主要从如下几点着手:    

A、软件的数据库   B、软件的功能   C、软件所能提供的服务  

软件的数据库:由于电脑考勤系统的数据量较大(相当于一个完整的MRPII系统的数据增长速度),出于运行的稳定性考虑,需采用大型的数据库系统。较为常用的是由全球最大的电脑软件提供商微软开发的MSSQL。选用类似DBF、Paradox、InterBase、ACCESS等文件型或小型数据库并非明智之举。

软件的功能:人事考勤薪资软件的功能初看起来比较简单,许多用户选择的时候不太容易识别。其实,人事考勤薪资软件除了具备人事资料录入、离职管理、人事异动管理、班次定义、排班、请假登记、出差登记、停工待料登记、直落(连班)登记、加班登记、补考勤登记、考勤查询、薪资项目定义、薪资公式定义、工资明细查询、工资汇总查询等基础功能外。更重要的是,看人事考勤薪资系统是否具备强大的自定义功能。由于每个企业的考勤、薪资的算法都具有很多的个性化,决定了一个好的人事考勤薪资系统必须具备强大的自定义功能,这些自定义功能主要表现在人事基础资料字段的自义、考勤明细公式和汇总公式的自定义、薪资公式的自定义、报表的自定义等。一套优秀的人事考勤薪资系统应该在这五个方面具有良好的自定义功能:

A.人事基础资料字段的自定义功能:由于考勤、薪资的计算将用到人的一些信息,如英文程度、国别等等,每个企业的要求都有所不同,而且企业无法预见以后有什么变动。所以,在软件系统的人事字段上,要求有良好的自定义功能。这里所说的良好,是指不但能自定义一个字段,而且,能够定义这个定段的类型,否则,自定义的字段也无法正常应用。  B.考勤明细公式的自定义功能:由于考勤的算法在每个企业都几乎不同,要做好一个考勤系统,考勤的算法自定义一定要用到。考勤明细公式的自定义是定义一天中考勤的算法,如迟到、早退、旷工、加班、请假等几十个(约30个)考勤指标的算法定义。

C.考勤汇总公式的自定义功能:同样是计算考勤方面的指标。汇总公式的自定义是指统计一个          月(或一个帐套周期)的考勤明细指标的汇总。

D.薪资公式的自定义功能:这个功能很多人都认识到其重要性,而且,几乎每一个具有薪资计 算功能的软件都具备此功能。但是,在实际应用过程中,必须考虑此功能的灵活性。

如果仅仅能做到“加”“减”“乘”“除”是不够的,必须考虑可以通过人事资料、考勤资料、薪资资料连成一体,进行有效的判断或提取数据才能有效完成此功能。

E.报表自定义功能:由考勤以及薪资自定义公式定义出来的字段以及计算结果,需要有效地反映出来,还必须用到自定义报表的功能。自定义报表的功能的作用还表现在企业的个性化报表。

   软件所能提供的服务:许多供应商在销售产品的过程中,为了签下这张单,答应客户修改软件。结果,订单签下来了,客户提出要求后,也确实修改了一部分软件,但是,半年下来,软件的完善没有什么太大的进展。结果,由于修改成本太重,就不了了之。用户的系统因此也就成为“孤儿”。所以说,所能提供的服务并不是简单地认为有人答应就可以了,还得要看软件的本身的特点。试想一下,如果,用户提出的要求,在软件中只需要花一点功夫就可以满足,跟一个提出一个要求,几天、半个月都无法修改达到客户的要求的软件相比较,哪个所能够提供的服务更令您满意?软件所能提供服务不是答应就可以了,也不是签个字就有“保证”了,而是要看软件的成熟程度。(要不,软件公司花这么大的成本来研发软件干什么,找几个人过来“服务”不就可以了。)

  由此可以看出一套好的考勤不是靠吹的多响亮就有多好,天时(DAYTIME)考勤绝对是您最佳的选择。

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分公司考勤

2018-10-23 07:02

分公司考勤

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