什么样的考勤系统才算的上智能考勤管理系统?

2018-08-12 22:03

人人都喜欢用高大上的系统,一是方便员工,二是也显示出公司的层次感。

那么,什么样的考勤系统,才能称得上是智能考勤管理系统呢?

我觉得能称得上智能管理考勤的,至少需要具备以下几点:


1. 排班方便智能,要能实现自动转班、自动排班,不能像有些考勤软件一样,每个月都要排班,这样的肯定称不上智能考勤管理系统

2. 请假加班申请审批要方便,至少请假、加班、调休、年假这些要能实现全自动化管理,在线审批要能定制流程,流程定制要简单方便

3. 统计要方便,实现一次按键完成全部考勤统计管理工作,不需要用户东点西点

4. 报表要方便,考勤统计报表要实现用户自定义,统计什么由用户决定,想要什么报表由用户决定


至少满足这么几点,我认为才能称得上是智能考勤管理系统

一般推荐在线使用的那种,单机版的就不要考虑了,用着用着就变慢了,就像智能手机一样一样的。



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企业考勤管理中的六点建议与八大常见问题

2018-09-06 07:17

关键词

考勤管理丨午休时间丨代划考勤丨考勤表丨正班丨加班丨请休假丨工资表丨归档管理

 

八大问题

关于正常工作时间工资以及加班工资的折算,众多公司HR和法务已经明晰。一个不容忽视的规则是,正常工作时间工资以及加班工资核算,主要依赖于工作时间的统计,虽然信息化已进入2.0时代,云考勤已逐步取代传统的考勤软件,但很多企业都是基于过时的手工统计,没有相应的考勤系统来进行自动化管理。

 

然而,在我们处理大量的劳动争议案件中,发现公司在对工作时间的统计即考勤管理上存在着许多问题,在此列举多种常见问题,以供自查参考。

 

1. 没有考勤管理。有些公司对员工根本没有考勤管理系统,对员工的早到、迟到疏于管理。甚至个别管理层认为,正是由于其宽松的考勤管理留住了许多员工。但是,宽松管理的背后可能会隐藏着危机。

 

2. 中午休息无体现。有些公司在对管理人员的考勤管理上不尽严格,比如早晨上班时、下午下班时各打一次卡,中午的休息时间未能显示。类似的案件已有发生,当员工进行仲裁或者诉讼时,只承认中午休息了30分钟就餐时间甚至主张中午在岗位上一边工作一边午餐,最终公司面对败诉的裁决只得仰天长叹员工“不诚信”。

 

3. 只有简单签到,却无具体时间的记载。有些公司的考勤一直沿用传统的考勤办法,即在考勤表中只显示出勤、事假、病假、产假、婚丧假、探亲假、带薪年休假、迟到、早退、旷工等考勤记载,但是缺乏上下班具体时间、迟到早退的明确记载,也缺乏其他明确的申请或确认单据。我们发现,有些企业甚至对未出勤的背景和原因未做任何记载、备案。

 

4. 考勤记录无员工签名确认。在一个考勤周期结束时,只有电脑记录或者工卡(考勤卡)存档,没有任何签名,或者只有考勤员和主管部门负责人签名,皆没有被考勤者本人签名。当发生劳动争议,公司举出真实的考勤记录,而员工提出异议时,考勤记录亦有不被采信的风险。

 

5. 对员工未出勤的原因未明确。在员工没有出勤的天数中,公司未能注明该员工未出勤的原因,是无薪假还是有薪假,时常难以分辨。

 

6. 调休工作无确认、无说明。有些公司因业务分为旺季和淡季,会发生工作时间调休,但是,公司在公休日工作的记录上并未注明系调休原因,在调休前后皆无员工的签名确认。

 

7. 时常发生代划考勤的情况。几乎每一家公司都对代划考勤制定了严厉的惩罚制度,但是,如何避免代划考勤却未充分关注。在代划考勤的问题上,我们必须分析产生类似问题的根源所在。

 

8. 公司考勤资料未能妥善保管。一些单位对员工的考勤资料不能妥善保管,致使发生劳动争议时,发生丢失、部分丢失现象,使自己在举证上处于劣势地位。

 

六点建议

有效防范考勤引发的法律风险,就必须从法律认知、具体安排、实务操作等各个层面加强管理。

 

1. 加强考勤管理意识。为能充分行使自己在劳动争议中担负的举证责任,为充分维护自身合法权益,公司应当加强法制观念,重视考勤管理,从管理人员到普通员工,都应把考勤及考勤确认当回事。

 

2. 改进公司正在使用的考勤表。如果公司现有考勤表的记录并不完善,最好能及时精确记录如下事项:上下班时间;迟到、早退的时间;请休假、旷工的时间。如遇员工旷工、不辞而别等特殊情况,一个考勤周期内员工不能签字认可时,应由该员工所在部门的负责人在考勤表中注明理由或原因。同时,公司人力资源部门要按照员工知道的考勤管理制度或国家的相关规定,及时作出书面处理决定并通知员工本人。

 

3. 正班与加班分开统计。在一个考勤周期内,对正常工作时间与加班加点时间分开统计。有条件的单位还可以采用打卡或电脑指纹考勤与手工考勤相结合的方法对同一员工进行考勤,此种方法便于加班时间和加班日期的综合计算和统计。“正班”与“加班”的区别必须厘清,否则易引发加班工资计算倍数的错误,此问题不可忽视。

 

4. 考勤统计表要求被考勤者本人及时签名确认。对考勤记录的统计表,在一个考勤周期结束时,不仅要有考勤员和主管部门负责人签字,还必须有被考勤者本人的签字认可。

 

5. 考勤的信息统计在工资表上确认。如果考勤统计表每月统计签署的工作量较大或不便操作,可以在工资支付表上详细列明,然后由员工本人签领时书面确认。

 

6. 考勤统计表归档管理。公司要注重对考勤资料的定期收集和存档管理,把考勤资料的管理纳入人力资源管理的日常工作中去。一个考勤周期结束后、一个年度考勤结束后,公司应按部门、周期、年度分别把考勤资料装订成册指定专人存档妥善保管。


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私有云部署

2018-10-23 07:03

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远程指纹采集

2018-10-23 07:05

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工厂考勤表模板(二)

2018-09-04 07:26

工厂每天日常记录员工考勤表模板,本模板主要用于手动登记考勤,可以配合天时考勤管理系统使用,通过考勤系统可以自动导出该考勤表。

该工厂考勤表模板可以记录每天正常上班工时和加班工时,也可以登记各种请假、退到、早退等每日考勤情况,组长或厂长也可以直接在考勤表模板上进行签字审批,对手动登记考勤的工厂非常实用,模板截图如下:



该考勤表模板也有缺点和不足,每个月的考勤占用了两页,对进行存档管理带来不便,可以使用考勤软件或考勤系统来一起配合使用,将登记的考勤信息录入到考勤系统或云考勤平台中,该工厂考勤表模板只做考勤登记和上报工具。


当然,该工厂考勤表模板设计还是非常贴心,比如还专门设计有考勤注意事项,以提醒考勤登记和审批人员,注意事项如下:


1.本资料为薪资及加班费计算依据,希各单位按时填报。

2.每日正常上班时间以8小时计算。

3.各单位向外借调人员之工时,由借调单位填报,原单位不得重复填报。

4.本资料由各单位班长填报,每日转呈厂长核阅。


当然,如果excel用的好的,也可以通过Excel自己制作考勤表。


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学习劳动法|考勤打卡记录可以证明员工旷工吗?

2018-04-05 17:49


相关案例

周女士在某通讯公司任程控室主任。2014年3月6日,公司会议要求怀孕职工要么出示准生证,要么申请辞职。周女士怀孕,但没有向公司提交准生证。3月12日,公司副总胡某电话告知周女士,如果她违反生育政策,公司会受罚,要报请省公司领导处理。3月17日,周女士到胡某办公室,交换无法提供准生证如何处理工作的意见,并拒绝主动辞职。后公司以周女士从3月13日起连续旷工3天以上为由,解除了与她的劳动合同。周女士申请劳动争议仲裁无果后,向法院起诉,要求赔偿违法解除劳动合同赔偿金等共计25万余元。

庭审中,公司向法院提交了考勤表,周女士则提供了3月13日她用办公电话与公司陈某、陈某某的电话录音,以证明自己并未旷工。一审法院认为考勤表不真实,判决公司支付周女士违法解除劳动合同赔偿金5.8万余元。

公司上诉至重庆市三中院。二审法院认为,考勤表显示周女士3月12日至17日均为旷工,但公司发出的解除通知中载明周女士于3月13日起旷工,二者相互矛盾,结合3月15日、16日为双休日、公司在一审中承认该考勤表系补填等,认定公司提交的考勤表不具有客观真实性,不能证明周女士是否存在旷工及旷工时间。周女士提交的通话录音表明,3月13日、17日她仍在单位。日前,重庆市三中院终审判决驳回上诉,维持原判。


提醒一:仅凭考勤记录一般不宜作为认定缺勤证据

对于用人单位做出的旷工处理的决定,《民事诉讼证据的若干规定》第6条规定,在劳动争议纠纷案件中,因用人单位做出开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生劳动争议的,由用人单位负举证责任。用人单位应当对劳动者旷工的事实、视为旷工依据的合理性与合法性以及处理程序的合法性等问题提供相应的证据。

旷工是劳动者客观上未按照约定或者用人单位的合理工作指示提供劳动的事实,但是劳动者具备正当理由的,不构成无故旷工。简单说,旷工=缺勤+无故。劳动者缺勤由谁来举证呢?

法律事实可以从一个角度分为积极事实和消极事实。尽管积极事实的主张者负有证明其主张的责任,但在具体诉讼过程中,消极事实的证明也是诉讼证明的重要组成部分。消极事实不能被直接证明,而只能通过一个积极事实得到间接证明。在劳动争议处理中,用人单位承担很多举证责任。如劳动者连续无故旷工,用人单位因此做出严重违纪解除劳动合同处理的案件中,用人单位就需承担劳动者缺勤的证明责任,通常应提供诸如考勤记录、催告、训诫记录等。

通常而言,考勤记录是可以证明劳动者是否出勤工作的重要证据之一。如今,越来越多的公司使用电子考勤系统,但电子数据易修改、难固定,在诉讼中仅使用电子考勤记录证明考勤情况,存在一定的诉讼风险。在劳动者对电子考勤记录真实性不予认可的情况下,考虑到公司为电子考勤记录系统的管理者,存在对电子数据进行修改的可能性,所以电子考勤记录一般不宜作为认定出勤情况的唯一证据,往往还需要结合其他证据的补强。


相关案例

廖女士在某外资投资公司工作,任业务部门业务员。后投资公司以廖女士连续旷工5天,严重违反劳动纪律为由解除了与廖女士的劳动合同。廖女士向劳动争议仲裁委员会提起申诉,要求裁令公司撤销解除行为,恢复双方的劳动关系,并支付她从解除合同之日至仲裁裁决生效之日的工资。

公司提供了廖女士的电子考勤记录,证明廖女士连续五天旷工的事实。但最终仲裁委员会支持了廖女士的仲裁请求。公司不服仲裁裁决向人民法院起诉。对此,公司提交了《考勤管理制度》规定及廖女士的电子考勤记录。其中,前者规定“考勤统计以电子卡钟记录为准,忘记刷卡时应及时知会人力资源部”。公司提供的电子打卡机记录显示,张女士在2005年8月15日和19日没有出入公司记录。庭审中,廖女士否认了此考勤记录的真实性,提出公司完全可以篡改此电子考勤记录。

本案中,该公司仅仅出示了一份打印的考勤记录清单证明廖女士的旷工行为,虽然该清单显示廖女士连续5日没有考勤记录,但公司并不能证明该清单确实是电子卡钟的记录,廖女士对该记录清单也不予承认。对于裁判者来说,该清单的真实性无法确认,而公司又没有提交其他证据印证,仅以一份不能确认真实性的所谓电子卡钟考勤记录认定廖女士旷工,显然证据不足。结果法院未支持公司的诉讼请求,判决公司恢复与廖女士的劳动关系并支付解除至判决生效之日的工资。


提醒二:可靠的考勤记录可以作为认定缺勤证据

电子证据虽然存在认定难等特点,但是作为证据形式之一,毕竟已为我国法律法规所确认,只是当事人要注意取证方式、取证的及时性以及相关的补强证据,以提高证据的证明力。  实践中审核电子证据时可以寻求专家的协助,必要时可组成合议庭参与案件的审理,了解电子设备的基本工作原理和关键性技术参数,以便对证据内容的形成、来源以及有无修改、伪造、添加、删除等方面,确定证据的内容的真实性,最大限度地保证电子证据是可信的。法官或仲裁员根据专家的分析意见做出结论,或者合议庭综合专家意见,根据自己的判断予以采用。总之,只要是可靠的考勤记录包括电子考勤记录,还是可以证明职工缺勤的事实。  


但需注意,缺勤不等于旷工(无故缺勤才是旷工);考勤未有记录也不等于缺勤,因为考勤与各种工作之间的关联度是不同的。如对于生产线上的员工,其工作具有固定时间、固定地点、固定内容的特点,通过制度化的考勤来反映工作状况就比较真实;但是,对于诸如销售人员等职工工作地点不固定,工作内容多变,工作时间弹性,那么即便可靠的考勤也无法客观而真实地反映其工作状况,还是需要结合其他证据进行补强。


相关案例

谢某系一家网络公司员工。网络公司使用指纹考勤机协助对员工的管理。过去的一年中,谢某有80次迟到,其中两分钟以上的有60余次。网络公司根据其制定的《考勤制度暂行规定》,一年内累计迟到30次属于严重违纪,对谢某解除劳动合同。谢某在接到解雇通知后,要求单位给予其工作两年多的相应的经济弥补,未果,遂向北京市某区劳动仲裁委员会提出仲裁申请,并陈述单位辞退他的真实理由是由于部门严重超编又无法调整。

仲裁庭经审理认为,劳动争议案件的举证责任在用人单位。网络公司提供的证据是指纹考勤系统的电子记录,谢某对此证据表示怀疑。对该电子证据的真实性如何认定,是本案审理的焦点问题。仲裁庭通过对网络公司提供的证据的调查,调取了指纹考勤机的电脑原始记录。同时,生产指纹考勤机的西安某科技股份有限公司提供证据证明了网络公司作为一般用户不可能改写该原始记录。据此仲裁庭采信了网络公司提供的电子考勤记录,驳回了谢某的诉讼请求。


提醒三:考勤记录结合其他证据可以认定缺勤

考勤记录虽然不是认定出勤的唯一证据,但毕竟也是重要的证据链的一个环节。除考勤记录之外,其他可以证明其未出勤的证据,包括劳动者未提供劳动所直接造成的影响和后果或者替代履行,用人单位在知悉劳动者旷工后的行为等都可以成为更为有力的证据。对于无故旷工,在用人单位初步举证旷工事实后,劳动者应当就其缺勤的正当理由承担举证责任,否则承担不利后果。


相关案例

2013年3月,某科技公司以李先生春节后未按时到岗工作、旷工5天为由,与他解除劳动关系。可李先生坚称未旷工。庭审中,科技公司主张春节期间安排员工从2月7日至17日休假11天,而李先生直到2月25日才回来上班。且他没按《员工手册》的规定,向公司办理请假手续,其行为已严重违反公司的规章制度。

李先生则声称该公司所述不实。“我从2月18日就已返回公司上班,不存在旷工。”于是,该公司提交了相关电子考勤记录,以证明李先生旷工。但李先生提出异议:“考勤机由科技公司控制,公司可随意更改电子记录。”

此后,该公司又提交了2张实名火车票原件,一张为2013年2月6日北京至江西,另一张为当月23日江西至北京,车票显示乘车人均为李先生。“这两张都是李先生返京后交到公司财务处报销用的,可证明其间李先生并未在京,而是在江西老家。”经法官询问,李先生无法对两张火车票做出合理解释,也未进一步举证证明2月18日按时返岗工作。

法院认为,实名火车票反映出李先生的离京、返京信息,该信息与电子考勤记录所反映的出勤情况相互印证,足以证明李先生旷工。该公司据此解除双方劳动关系并无不当,无须付赔偿金。


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连锁餐饮自动化考勤管理,始于选择,但不止于选择

2018-09-06 07:37

众所周知,餐饮成本除了无法改变的物料成本外,另一方面来源于人力成本。

忽略多方外在不可控因素,无法干预而节制的物料成本,成本管控的核心便是人力成本,而该成本居高的主要因素大多是企业对人力成本认知的“不充分”人力管理策略和操作的“未达标”,两者的不足或欠缺最后均会巨变、累加展示在人力成本的飙升上,施压企业。


附2013-2017餐企运营人力成本采集数值

在以上两个层面,均存在有效且合理的解决方案,企业对人力成本认知的“不充分”可以通过对员工考勤排班、薪酬核算等制度的逐步更新迭代提升对人力成本的固化认知。后者人力管理策略和操作的“未达标”,则可以通过企业考勤制度管理及规划的合理严谨和可操作可依赖来解决


纵观餐饮企业管理现状,以连锁餐饮企业而言,考勤管理是尤为头痛的一个管理点,并且存在诸多痛点,原因有三:

· 连锁餐饮企业员工数,远超其他类型餐饮企业连锁餐饮企业员工数量相较于其他类型餐饮企业,人员基数更大,管理30人的小店和管理300人的连锁企业,难度不可比较,所遇到的不止是体量不同,更是随之而来的管理难度与员工数量成正比例增加引发的不同。

· 连锁餐饮的垂直长尾管理,管理效率远低于扁平化管理

连锁餐饮企业的管理是由上至基层的,管理强度逐步减弱,制度管理推行阻碍也相对会增加,上传下达的企业管理策略在连锁餐饮几乎无法推进,不依赖辅助系统,几乎无法有效完成。
· 管理需求遭遇软件层次不齐,对的选择与错的选择极端分化
随着移动互联网发展,市面上同步出现很多服务于传统企业的OA管理类办公软件,但垂直定向服务餐饮行业的的为数不多,企业急需管理升级,但却没有与之匹配的系统和管理方案,容易误导“餐饮连锁企业”选择适用于“传统办公型企业”的软件,拼合出企业流程和人员管理的系统,出现诸多隐患问题。


人力管家聚焦连锁餐饮的三大考勤管理痛点(人多、管理不到位、考勤软件不专业),一套优秀的考勤管理系统,完美解决并实现从决策层到员工层的管理连接,让管理无处不在。

员工利用碎片化时间,通过移动端一键给班,系统接收数据后,根据往期门店营业额,精确智能预估需求排班人数,自动排班。通过管理员即可一键发布班表,在移动端员工将清晰感知排班详情,打卡签到快捷方便更可查,远在千里之外的总部更能通过系统,实时获取员工排班打卡数据,处理考勤异常和考勤表。形成的考勤信息,完成关键数据计算,有效规避门店手工核算风险点,联动薪酬模块,更能一键计算员工的动态薪酬...


目前支持基于部门、门店、门店小组三个维度,结合企业考勤管理需求,自定义创建、匹配不同考勤规则来监管考勤打卡和采集工时。系统更支持长期考勤数据分析对比,帮助企业优化、完善、制定更为高效率、稳定、合规的考勤方案,从而提升企业人效,降低人力成本。

在考勤管理中,部分餐企,长期存在考勤和班次无关联或实际上班时间与考勤排班有出入,如员工无考勤信息,却在月结薪酬时产生工时或对员工已进行排班,却未产生上班工时记录,这样必定造成一定成本方面的浪费和不必要的关系纠纷,为企业带来长远的发展隐患。

但这些现象,在使用人力管家的客户中,却从未出现。

通过人力管家,HR可远程实现分散门店的多维度集中考勤管理,集合移动考勤、传统考勤机考勤与智能人脸虹膜考勤数据,将有效避开手工管理风险,排班与考勤的精确衔接,实现一一对应,HR可通过异常确认和正常补卡操作,一键处理异常,从而保证数据从形成,到处理,再到利用过程中的准确性和稳定性,相较以往,管理效率将大幅提升,让每一位疲于考勤核算统计的管理者,腾出更多的时间,去生活。

人力管家是一套系统,却不止步于此,它更是集合云端、数据、智能,重构企业人力管理把控为一体的智慧餐饮人力解决方案。

关于考勤管理,近年来听到最多的企业管理改革的呼声 是“放宽考勤,自由办公”,但“无规矩不成方圆”。

当然,业界也有许多人都认为严格控制的考勤不仅会给企业管理层造成工作时间成本的大大提升,更是会引发员工的不满,造成员工流失。但对于大多数企业,尤其零售、餐饮等服务行业,是否有严格的考勤管理策略及方式,将直接影响到企业人力管理的平衡制约。

如果无清晰明确的考勤管理约束,容易造成企业员工丧失工作的紧迫感和责任心,致使内耗,不公平等负面情绪蔓延,瓦解整个企业的劳动力生态。因此,一套好的、行之有效,稳定合规的考勤方案,一定具备一套严谨合理的考勤制度,亦有一套便捷有效的考勤系统做为管理工具为辅。

公开、公正、透明、0错误。

当然,值得深思的是作为HR或者管理者的你,做好了考勤管理,这仅仅帮助企业完成了良性发展的第一环,如何在复杂的用工环境中,清晰感知企业的人力管理需求的实时变化,及时调整人力管理方案,让合适的人,合适的时间,出现在合适的岗位,这才是人力成本管控的核心点。

在未来,人力管家将更为集自动化、智能化、云端化、数据化于一身,力图于万千餐饮服务变革者一起,开拓并稳健的垂直服务餐饮从业者,解决餐饮企业解决人力管理问题,高效减少企业人力成本,合规更健康的帮助企业降低企业整体运营成本,让企业能择精而用,择优而留,择更高效而图治,稳健成长和发展。


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律师:考勤管理中存在的九大用工缺陷,你们企业有几个?

2018-01-12 08:25

考勤管理九大缺陷,你们企业有几个?

   作者:洪桂彬  (上海市汇业律师事务所合伙人,本文发表于201011月期《上海劳动保障》,2015130日由作者进行编辑修改)

     考勤管理是劳动关系管理的日常基础工作,但正是这一最基本的工作却被很多人力资源管理者忽视,围绕考勤而产生的劳动争议居高不下,而企业考勤管理的诸多缺陷也直接导致用人单位承担败诉风险,本文罗列考勤管理中的九大缺陷,以便让人力资源管理者更好的完善考勤管理制度和操作流程,以最大程度减少风险。

   缺陷一:单位无考勤制度

     在企业用工实践当中,用人单位对劳动者进行管理约束的最基本的手段就是要求员工按时上下班,这也是企业对员工进行其它工作管理的重要前提。

  因此,大多数用人单位都有相对完善的考勤管理制度以便对员工实行有效的监督和管理。但另一方面,用人单位不实施考勤的现象也不少见,有些是因为规模较小、公司刚成立等原因,导致企业管理者考勤观念淡薄;也有些规模较大、管理比较规范的企业对因为对部分特殊岗位缺乏认识如司机、外勤销售人员、24小时轮值班人员,以为这类岗位无法考勤或者没有必要而不实施考勤管理;还有些企业把“不考勤”当做一种“企业福利”来看,这些都直接或间接的为用工风险埋下隐患。

    在劳动争议案件中,涉及出勤时间的争议非常多见,如加班费争议、旷工争议、拖欠劳动报酬争议都直接或间接的与出勤时间的确认有关,如果企业未实施考勤,将无法提供有效的考勤记录,而考勤制度是企业的一项基础管理工作,用人单位对其员工在本单位的出勤情况应负有举证责任,一旦无法提供考勤记录,则仲裁机构或法院将可能采信员工的主张,届时是否加班,加班时间长短、是否旷工等等均不由单位作主。显然,任何用人单位都不原意看到这样的结局。

  缺陷二:多重考勤并存

   当前科技迅猛发展,考勤方式也日新月异,从纸片打卡钟考勤到射频IC卡打卡考勤,从指纹打卡考勤到人脸识别考勤,不一而足。诚然多数企业执行单一的考勤方式,但多重考勤的企业也大有人在。部分用人单位为了减少电子考勤的差错(如漏打卡、设备损害、设备误差等)另外增加了手工考勤方式,而这两种考勤方式在记录结果上可能存在较大差异。

   在许多加班费劳动争议案件中,用人单位主张按手工考勤作为认定工作时间的依据,而劳动者则主张以电子考勤为准。由于大部分用人单位对出勤时间的认定标准并无制度规定或合同约定,则也导致在实际的争议处理中,仲裁员或法官往往会从有利于劳动者角度考虑,很显然,企业应当规范考勤管理,由于管理上的不严谨导致考勤记录的不明确性,用人单位应当承担主要责任。

   缺陷三:考勤规定不明确

    企业关于出勤的制度规定往往涉及工时制度、工作时间安排、加班的申请程序等,如果这些内容不够明确或与劳动合同存在冲突,往往也会为劳动争议埋下隐患。

    问题之一是企业考勤规定没有规定工作时间的统计及确认方法,由于工作时间直接涉及薪资结算,往往直接影响到劳动者权益,故用人单位应当加以明确。如门禁记录是否作为统计工作时间的依据、员工的考勤记录是否须经相关部门核对校准。如果规定明确的话,将大大减少争议发生的可能性。

    问题之二是企业考勤规定往往忽视对休息时间的安排。有些单位规定每天工作9小时,并未规定中间有1小时休息时间。但员工可能以为存在1小时加班时间而申请仲裁,尽管员工并不一定胜诉,但仲裁本身也消耗了企业的管理成本。对众多制造业企业而言,涉及工间休息时间更应有明确的规定。

     问题之三是企业考勤规定忽视对加班的认定标准,加班是否须经审批,员工超时工作究竟是个人行为还是公司行为?往往是劳动争议中非常常见的争论焦点。用人单位明确加班须经审批的程序,可以避免员工因个人原因超时工作却可以索要加班费的情况。

   缺陷四、缺勤记录未注明事由

     在企业日常考勤管理当中,员工因病假、事假等而缺勤上常有的事,但若对有关缺勤缺乏明确的标准,则员工是否旷工?是否属于休假?休了何种假?都将成为疑问。

    200811日始实施的《职工带薪年休假条例》规定,职工连续工作1年以上,用人单位应当安排职工休假。如未休假,则用人单位应当支付未休年假得三倍工资。

   在年假争议的案件类型中,由于用人单位在休假安排上居主导地位,故对是否已休假,休了多少天假均应由用人单位举证。若相应的缺勤记录缺乏明确记载,则用人单位将在处于极为不利的境地。已休过假的员工也可能主张未休年假的三倍工资,如没有其他证据,则用人单位极有可能败诉。而涉及加班调休的争议中,有些单位的考勤记录只记载了调休的日期,而未注明是哪一时间段的加班调休,在具体争议中,用人单位或称2013年的加班已在2014年安排调休,而劳动者则主张2014年的调休日期是针对2012年的加班。对这些问题若单位不能给予合理解释,都将可能承担不利后果。

    故,缺勤应明确事由,以做到对出勤状态的精确掌控。

   缺陷五、考勤记录缺乏签名核对

   考勤记录是劳动争议当中的典型证据形式,而该类证据的真实性、关联性也是各方争论的焦点。其中最典型的争议是,没有员工确认的考勤记录是否具有证明效力?

   考勤记录关涉员工的工资休假等权益,故其真实性的判断至关重要。而用人单位提供的考勤记录是否属于原始证据、是否形成于当时、是否具有更改可能性、是否经员工确认都是判断考勤记录真实与否的重要标准。通常,人工考勤记录记录往往有部门主管签字,这些证据也往往形成于当时,事后补救可以通过特殊手段(司法鉴定等)加以验证,若无员工签字并不必然导致该证据无效。

  而电子考勤记录则不然,其具有物质依赖性和易更改性,企业出示的往往都是电子考勤记录的打印件。而未经员工签字确认的打印件,从证据形式上看,其属于非原始证据,其而,该打印件是否与原始保存的考勤记录完全一致是值得怀疑的。因此,在司法实践中,企业需要提供其他证据加以佐证电子考勤记录打印件的真实性,如制作考勤记录导出过程的视频,以证明该证据的形成过程是真实的,如提供工资发放情况与考勤记录核对,是否存在冲突和不一致。若不能提供其他证据加以佐证,或者其他证据存在自相矛盾之处,则用人单位将面临诉讼风险。因此,从控制风险角度,电子考勤记录定期交由员工签字,是确保考勤记录真实、合法、有效的重要手段。

   缺陷六、考勤记录疏于保管

   在劳动争议案件中,与考勤记录相关的旷工争议、加班费争议往往存在仲裁时效限制。但时效的背后,是要求用人单位保管必要的管理文件,考勤记录便是其中之一。

   举例说,员工主张离职前5年的加班费,那么对争议发生前2年的考勤记录用人单位负有举证义务。若劳动者能举证证明用人单位掌握管理考勤记录,则用人单位应当提供该2年内的考勤记录,不能提供的则将承担不利后果。有些单位以为离职员工已经不是公司的人了,所以对其过往的资料疏于保管,或销毁、或遗弃,一旦涉诉,则往往面临举证不足的问题。究竟考勤记录保存多久最合适?

   对于主动离职、合同期满终止、与单位协商解除的离职员工,笔者建议最低保管期限为1年(自员工离职之日起计算),因该类员工发生劳动争议的概率较小。而对于单位单方辞退、被动离职的职工,笔者建议保管期限为2年。以上均需要保存该员工在职期间的所有考勤资料。

  缺陷七、考勤规定与实际处理不一致

   企业员工关系管理应当做到“有法必依、执法必严”,否则所有的制度规定将形同虚设,也不利于建立管理威信,更重要的是,也会制造各种诉讼风险,而企业的考勤管理规定与实际执行情况便是其中之一。

   如,大多数企业对旷工行为都作出了相应的惩处规定,或扣减工资或给予书面警告等等,有些单位一方面认定员工旷工,另一方面却正常发放工资,这就导致对该缺勤记录,企业的判断和实际处理发生偏差?如果员工主张休假且领导口头同意,则势必“旷工”难以认定。

   又如,公司规定,员工请假须书面申请并经人力资源部书面批准,超过10天假期应当经总经理书面批准。但有些单位在实际操作中变成请假口头化,审批也口头化,

   有些部门主管直接代行人力资源部职权,直接批准员工请假。人力资源部门也听之任之,久而久之,请假手续和相关统计极为混乱,甚至造成薪资计算的差错,也为劳动争议埋下伏笔。

   以上,足以说明单位必须在员工管理上“言行一致”“权责统一”,否则既不利于管理,也不利于风险控制。

  缺陷八、未及时申报、续延特殊工时制

   企业由于部分员工工作岗位的特殊性(如外勤人员、司机、高级管理人员等)而执行不定时工时制和综合工时制既是控制成本的需要,也是便于管理统计。但部分用人单位却对特殊工时制存在误解。

   第一,认为特殊工时制只需合同约定或制度规定即可。根据现行政策,实行综合工时或不定时工时制度须经劳动行政部门批准。未经主管部门批准,即使双方有约定也不得执行特殊工时制,而只能按照标准工时制统计加班。

   第二,认为只要劳动行政部门批准。就可全员执行特殊工时制或永久执行特殊工时制。根据特殊工时有关申报规定,经批准的的特殊工时制有适用期限、适用岗位的限制。不是所有的岗位都可执行特殊工时制度,也不是申请特殊工时制获得批准后便一劳永逸。

   第三,执行特殊工时制无须告知员工。尽管是否执行特殊工时制主要取决于是否获得审批而非员工知晓。但员工不知情容易埋下劳动争议隐患,更为重要的是,究竟哪些岗位属于审批范围,需要企业事先规定或及时与员工沟通确认,以减少争议发生的可能性。

  缺陷九、出勤违纪处理不妥当

   员工涉及出勤违纪的情况主要包括旷工、代打卡、迟到早退、缺失考勤记录(忘打卡)等情形。

   对旷工行为,很多企业认为只要离开工作岗位未报告即属于旷工,这种理解是错误的。员工缺勤可能有诸多原因,最典型的是因病休息却没有及时提交病假单。如果事后证明员工却因病休息,而单位以旷工解除,则用人单位存在极大的诉讼风险,在司法实践中,用人单位负有核查员工缺勤原因的义务,并尽到合理的告知义务。

   用人单位应当首先核查员工为何不出勤,告知员工恢复上班或履行请假手续,在尽到合理的提示义务员工仍未作反应的情况下,用人单位方可依据规章制度作出处理。

   对代打卡行为,很多企业直接规定属于严重违纪行为,一旦在监控资料中一员工手领多张考勤卡,或发现两名员工多次同一时间刷卡,即认为员工存在代打卡行为而顺势解除。考虑到代打卡行为需要单位举证,监控录像往往模糊不清,特别是小物件的考勤卡更是难以辨认,有些监控录像记录时间与标准时间存在误差,这些都极大地影响了该类证据的效力,从而使得用人单位面临举证不足的风险。笔者建议,对该类违纪行为,应当向员工展示有关证据,要求员工给予合理解释、加以辨认,以确认其真伪,若能可能,应取得员工的签名或对有关谈话作录音,以确保对违纪行为的证据固定是完整的。而不是主观臆断,草率解除。

   对缺考情形,由于没有刷卡记录,究竟是旷工、忘记打卡还是临时外出?其往往存在争议,对该情形的判断,企业应当在一个考勤统计周期结束前及时与当事员工加以核对确认,如若确实属于忘记代打卡,应当加以注明并签字。对员工屡次缺失考勤记录的情形,企业应当做出事先的制度规定,如规定员工应在忘记刷卡之日起3日内主动向公司汇报、员工临时外出应当填写派工单等。

   总而言之,对考勤类违纪情形下,用人单位应当对违纪情况给予充分核实,给予员工申辩机会,对证据加以固定,而不是草率的一纸“辞退通知”。

   考勤管理是人事管理的基础工作,但在人力资源管理法制化时代的背景下,HR应当更加关注基础工作,实现人力资源的精细化管理,以最大程度地为企业控制风险、降低成本。


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2018-10-23 07:02

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考勤管理就是制度与人性之间的平衡

2018-04-05 16:33


案例:如何有效的开展考勤管理?

我们公司现有的考勤比较松,人事对考勤这块也没有较好的管理起来。

目前现象:

1、迟到10min以内的人员比较多,反馈的主要是直通园区的公交堵车;

2、遇到天气恶劣的情况,迟到2h的都有。但事实也确实因为交通不好,员工也是提前出发的。

主要原因:

1、直接通到我们园区的交通只有一个公交车,路线又属于那种经常会堵车的,也就是说时间不可控,特别是遇到下雨天、下雪天的时候;

2、制度里虽然对迟到有规定,但是每个人迟到都会来人事讲一下原因,对于不可控制的因素,加上作为人事,也不希望因为员工迟到去罚款,也是不想跟员工有什么冲突。毕竟考勤管理的主要目的并不是罚款,而是规范。

那么,有没有什么办法可以做好考勤管理吗?


首先 HR要摆对自己在考勤管理中的位置


问题的关键在于案例中的一句话:主要是不想跟员工有什么冲突。一方面是制度的权威性,如果不能维护从老板的角度是HR不称职;一方面是强势员工,如果坚决维护制度权威性会和会员工产生不愉快。


考勤这个事情虽小,但实际上夹心层的意思在这里面显了出来。这种前怕狼后怕虎的心态才是问题核心。这种情况几乎所有HR都会遇到,突破了,能做到中高层,突破不了,就是一个小杂役。


在我看来,主要是两个字:一个是“理”,一个是“势”。


首先要占个理。理由充分,出兵就名正言顺,不合理就应该制裁,这没什么可商量的,不冲突更好,冲突了就冲突了。


其次,在双方都有理情况下,要占个“势”。理这个东西有时候讲不清楚,那就看势,所谓势如破竹,李云龙讲的亮剑就这个意思,打不过也得先把对方吓住。三国志里有记载的万军中取上将首级的就是关羽斩颜良那段,势如破竹冲过去,刀猛力陈砍下去,解决问题。


再深入一些就是“转换”,打得过就打,打不过就跑。


考勤问题的解决办法都是明摆着的,但如果是前怕狼后怕虎的心态,就突破不了。(本部分内容由中人网会员“飞行员2016”分享)


其次 找准制度化与人性化之间的平衡点


不管是销售型、科技型、还是生产型的企业,在制度化与人性化之间要找一个平衡点。


制度化。就要严格管理考勤实施考勤制度,对于踩红线的坚决予以处罚,厉害的给予解除劳动合同等等;


人性化。上班方式的变化 ,弹性工作时间等等,设置公司班车或者给予道路补贴等,做到合理避开高峰期或者给予足够的人文关怀。


对于案例公司的情况在许多公司都存在着,大家似乎都有些约定俗成的东西存在,公司老板也是睁一只眼闭一只眼,只要没有大的损害公司利益行为就行了。针对恶劣天气等情况还是宽以待之的比较好,正常天气下要严格制度化。(本部分内容由中人网HR9万友成员“sdkjrzb”分享)


具体来说可以这样操作:


第一,规定迟到次数,不能无限制的找理由迟到。交通堵塞,在任何一个大城市都是现实问题。如果因为这个就过于放松公司考勤规定,那每个员工都这样来解释。公司还正常经营和生产吗?问题是存在的,关键是员工对待这个事情的心态?反正公司都可以接受解释不扣款,那就慢慢堵吧!如果员工形成了这样的心态公司的管理就完了。


第二,人资部门招聘的时候尽量选聘在公司周边的员工,这样可以适当降低因路程远而导致的考勤迟到率。


第三,就是这个区域的公司可以做个交流,如果其他公司也是这样的现象,就需要联名向政府反映,增加公交车班数,规定上班早峰期的公共交通控制。如果只是贵司的员工存在严重的迟到现象,而其他公司不突出,对于经常迟到的员工就得进行约谈,并严格执行公司内部考勤制度。(本部分内容由中人网HR9万友QQ群成员分享)


最后 依据公司实际情况制定合理考勤制度


特殊问题特殊对待,要看公司的具体情况:如果是每天早上有晨会,那么有两种方法,一个是严格要求;一个是延迟时间;如果公司必须是早9晚6,那就严格按照规章制度来,明确要求员工说明迟到原因。


比如我们公司,就比较宽松:一般行政职能人员上班在8:30-9:30,上班时间8小时;技术人员原则上上班时间在10:00,下班时间不定,根据各部门情况自行调整,要提前申请;销售人员上班打卡时间是9:00-10:00,上班时间不定,但销售人员的周度、月度、季度等考核是最严格的。


所以说我的建议是,如果真的是公司必要卡这个时间点,那就严格按照规章制度来;如果仅仅是为了遵循制度,那就觉得没必要,好的制度一定是为员工服务的,建议人力行政部门做好调研,修改制度,方便大家上下班。(本部分内容由中人网论坛版主“xianrui2010”分享)


小结:考勤管理就是制度与人性之间的平衡


考勤管理是一个看起来很小,但影响范围宽广的事情,是员工关系管理中最基础的一项。所以说,HR一定要根据实际情况,把握好制度化与人性化的平衡,指定出最适合企业的考勤制度。


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