考勤管理九大缺陷，你们企业有几个？
作者：洪桂彬 （上海市汇业律师事务所合伙人，本文发表于2010年11月期《上海劳动保障》，2015年1月30日由作者进行编辑修改）
考勤管理是劳动关系管理的日常基础工作，但正是这一最基本的工作却被很多人力资源管理者忽视，围绕考勤而产生的劳动争议居高不下，而企业考勤管理的诸多缺陷也直接导致用人单位承担败诉风险，本文罗列考勤管理中的九大缺陷，以便让人力资源管理者更好的完善考勤管理制度和操作流程，以最大程度减少风险。
缺陷一：单位无考勤制度
在企业用工实践当中，用人单位对劳动者进行管理约束的最基本的手段就是要求员工按时上下班，这也是企业对员工进行其它工作管理的重要前提。
因此，大多数用人单位都有相对完善的考勤管理制度以便对员工实行有效的监督和管理。但另一方面，用人单位不实施考勤的现象也不少见，有些是因为规模较小、公司刚成立等原因，导致企业管理者考勤观念淡薄；也有些规模较大、管理比较规范的企业对因为对部分特殊岗位缺乏认识如司机、外勤销售人员、24小时轮值班人员，以为这类岗位无法考勤或者没有必要而不实施考勤管理；还有些企业把“不考勤”当做一种“企业福利”来看，这些都直接或间接的为用工风险埋下隐患。
在劳动争议案件中，涉及出勤时间的争议非常多见，如加班费争议、旷工争议、拖欠劳动报酬争议都直接或间接的与出勤时间的确认有关，如果企业未实施考勤，将无法提供有效的考勤记录，而考勤制度是企业的一项基础管理工作，用人单位对其员工在本单位的出勤情况应负有举证责任，一旦无法提供考勤记录，则仲裁机构或法院将可能采信员工的主张，届时是否加班，加班时间长短、是否旷工等等均不由单位作主。显然，任何用人单位都不原意看到这样的结局。
缺陷二：多重考勤并存
当前科技迅猛发展，考勤方式也日新月异，从纸片打卡钟考勤到射频IC卡打卡考勤，从指纹打卡考勤到人脸识别考勤，不一而足。诚然多数企业执行单一的考勤方式，但多重考勤的企业也大有人在。部分用人单位为了减少电子考勤的差错（如漏打卡、设备损害、设备误差等）另外增加了手工考勤方式，而这两种考勤方式在记录结果上可能存在较大差异。
在许多加班费劳动争议案件中，用人单位主张按手工考勤作为认定工作时间的依据，而劳动者则主张以电子考勤为准。由于大部分用人单位对出勤时间的认定标准并无制度规定或合同约定，则也导致在实际的争议处理中，仲裁员或法官往往会从有利于劳动者角度考虑，很显然，企业应当规范考勤管理，由于管理上的不严谨导致考勤记录的不明确性，用人单位应当承担主要责任。
缺陷三：考勤规定不明确
企业关于出勤的制度规定往往涉及工时制度、工作时间安排、加班的申请程序等，如果这些内容不够明确或与劳动合同存在冲突，往往也会为劳动争议埋下隐患。
问题之一是企业考勤规定没有规定工作时间的统计及确认方法，由于工作时间直接涉及薪资结算，往往直接影响到劳动者权益，故用人单位应当加以明确。如门禁记录是否作为统计工作时间的依据、员工的考勤记录是否须经相关部门核对校准。如果规定明确的话，将大大减少争议发生的可能性。
问题之二是企业考勤规定往往忽视对休息时间的安排。有些单位规定每天工作9小时，并未规定中间有1小时休息时间。但员工可能以为存在1小时加班时间而申请仲裁，尽管员工并不一定胜诉，但仲裁本身也消耗了企业的管理成本。对众多制造业企业而言，涉及工间休息时间更应有明确的规定。
问题之三是企业考勤规定忽视对加班的认定标准，加班是否须经审批，员工超时工作究竟是个人行为还是公司行为？往往是劳动争议中非常常见的争论焦点。用人单位明确加班须经审批的程序，可以避免员工因个人原因超时工作却可以索要加班费的情况。
缺陷四、缺勤记录未注明事由
在企业日常考勤管理当中，员工因病假、事假等而缺勤上常有的事，但若对有关缺勤缺乏明确的标准，则员工是否旷工？是否属于休假？休了何种假？都将成为疑问。
2008年1月1日始实施的《职工带薪年休假条例》规定，职工连续工作1年以上，用人单位应当安排职工休假。如未休假，则用人单位应当支付未休年假得三倍工资。
在年假争议的案件类型中，由于用人单位在休假安排上居主导地位，故对是否已休假，休了多少天假均应由用人单位举证。若相应的缺勤记录缺乏明确记载，则用人单位将在处于极为不利的境地。已休过假的员工也可能主张未休年假的三倍工资，如没有其他证据，则用人单位极有可能败诉。而涉及加班调休的争议中，有些单位的考勤记录只记载了调休的日期，而未注明是哪一时间段的加班调休，在具体争议中，用人单位或称2013年的加班已在2014年安排调休，而劳动者则主张2014年的调休日期是针对2012年的加班。对这些问题若单位不能给予合理解释，都将可能承担不利后果。
故，缺勤应明确事由，以做到对出勤状态的精确掌控。
缺陷五、考勤记录缺乏签名核对
考勤记录是劳动争议当中的典型证据形式，而该类证据的真实性、关联性也是各方争论的焦点。其中最典型的争议是，没有员工确认的考勤记录是否具有证明效力？
考勤记录关涉员工的工资休假等权益，故其真实性的判断至关重要。而用人单位提供的考勤记录是否属于原始证据、是否形成于当时、是否具有更改可能性、是否经员工确认都是判断考勤记录真实与否的重要标准。通常，人工考勤记录记录往往有部门主管签字，这些证据也往往形成于当时，事后补救可以通过特殊手段（司法鉴定等）加以验证，若无员工签字并不必然导致该证据无效。
而电子考勤记录则不然，其具有物质依赖性和易更改性，企业出示的往往都是电子考勤记录的打印件。而未经员工签字确认的打印件，从证据形式上看，其属于非原始证据，其而，该打印件是否与原始保存的考勤记录完全一致是值得怀疑的。因此，在司法实践中，企业需要提供其他证据加以佐证电子考勤记录打印件的真实性，如制作考勤记录导出过程的视频，以证明该证据的形成过程是真实的，如提供工资发放情况与考勤记录核对，是否存在冲突和不一致。若不能提供其他证据加以佐证，或者其他证据存在自相矛盾之处，则用人单位将面临诉讼风险。因此，从控制风险角度，电子考勤记录定期交由员工签字，是确保考勤记录真实、合法、有效的重要手段。
缺陷六、考勤记录疏于保管
在劳动争议案件中，与考勤记录相关的旷工争议、加班费争议往往存在仲裁时效限制。但时效的背后，是要求用人单位保管必要的管理文件，考勤记录便是其中之一。
举例说，员工主张离职前5年的加班费，那么对争议发生前2年的考勤记录用人单位负有举证义务。若劳动者能举证证明用人单位掌握管理考勤记录，则用人单位应当提供该2年内的考勤记录，不能提供的则将承担不利后果。有些单位以为离职员工已经不是公司的人了，所以对其过往的资料疏于保管，或销毁、或遗弃，一旦涉诉，则往往面临举证不足的问题。究竟考勤记录保存多久最合适？
对于主动离职、合同期满终止、与单位协商解除的离职员工，笔者建议最低保管期限为1年（自员工离职之日起计算），因该类员工发生劳动争议的概率较小。而对于单位单方辞退、被动离职的职工，笔者建议保管期限为2年。以上均需要保存该员工在职期间的所有考勤资料。
缺陷七、考勤规定与实际处理不一致
企业员工关系管理应当做到“有法必依、执法必严”，否则所有的制度规定将形同虚设，也不利于建立管理威信，更重要的是，也会制造各种诉讼风险，而企业的考勤管理规定与实际执行情况便是其中之一。
如，大多数企业对旷工行为都作出了相应的惩处规定，或扣减工资或给予书面警告等等，有些单位一方面认定员工旷工，另一方面却正常发放工资，这就导致对该缺勤记录，企业的判断和实际处理发生偏差？如果员工主张休假且领导口头同意，则势必“旷工”难以认定。
又如，公司规定，员工请假须书面申请并经人力资源部书面批准，超过10天假期应当经总经理书面批准。但有些单位在实际操作中变成请假口头化，审批也口头化，
有些部门主管直接代行人力资源部职权，直接批准员工请假。人力资源部门也听之任之，久而久之，请假手续和相关统计极为混乱，甚至造成薪资计算的差错，也为劳动争议埋下伏笔。
以上，足以说明单位必须在员工管理上“言行一致”“权责统一”，否则既不利于管理，也不利于风险控制。
缺陷八、未及时申报、续延特殊工时制
企业由于部分员工工作岗位的特殊性（如外勤人员、司机、高级管理人员等）而执行不定时工时制和综合工时制既是控制成本的需要，也是便于管理统计。但部分用人单位却对特殊工时制存在误解。
第一，认为特殊工时制只需合同约定或制度规定即可。根据现行政策，实行综合工时或不定时工时制度须经劳动行政部门批准。未经主管部门批准，即使双方有约定也不得执行特殊工时制，而只能按照标准工时制统计加班。
第二，认为只要劳动行政部门批准。就可全员执行特殊工时制或永久执行特殊工时制。根据特殊工时有关申报规定，经批准的的特殊工时制有适用期限、适用岗位的限制。不是所有的岗位都可执行特殊工时制度，也不是申请特殊工时制获得批准后便一劳永逸。
第三，执行特殊工时制无须告知员工。尽管是否执行特殊工时制主要取决于是否获得审批而非员工知晓。但员工不知情容易埋下劳动争议隐患，更为重要的是，究竟哪些岗位属于审批范围，需要企业事先规定或及时与员工沟通确认，以减少争议发生的可能性。
缺陷九、出勤违纪处理不妥当
员工涉及出勤违纪的情况主要包括旷工、代打卡、迟到早退、缺失考勤记录（忘打卡）等情形。
对旷工行为，很多企业认为只要离开工作岗位未报告即属于旷工，这种理解是错误的。员工缺勤可能有诸多原因，最典型的是因病休息却没有及时提交病假单。如果事后证明员工却因病休息，而单位以旷工解除，则用人单位存在极大的诉讼风险，在司法实践中，用人单位负有核查员工缺勤原因的义务，并尽到合理的告知义务。
用人单位应当首先核查员工为何不出勤，告知员工恢复上班或履行请假手续，在尽到合理的提示义务员工仍未作反应的情况下，用人单位方可依据规章制度作出处理。
对代打卡行为，很多企业直接规定属于严重违纪行为，一旦在监控资料中一员工手领多张考勤卡，或发现两名员工多次同一时间刷卡，即认为员工存在代打卡行为而顺势解除。考虑到代打卡行为需要单位举证，监控录像往往模糊不清，特别是小物件的考勤卡更是难以辨认，有些监控录像记录时间与标准时间存在误差，这些都极大地影响了该类证据的效力，从而使得用人单位面临举证不足的风险。笔者建议，对该类违纪行为，应当向员工展示有关证据，要求员工给予合理解释、加以辨认，以确认其真伪，若能可能，应取得员工的签名或对有关谈话作录音，以确保对违纪行为的证据固定是完整的。而不是主观臆断，草率解除。
对缺考情形，由于没有刷卡记录，究竟是旷工、忘记打卡还是临时外出？其往往存在争议，对该情形的判断，企业应当在一个考勤统计周期结束前及时与当事员工加以核对确认，如若确实属于忘记代打卡，应当加以注明并签字。对员工屡次缺失考勤记录的情形，企业应当做出事先的制度规定，如规定员工应在忘记刷卡之日起3日内主动向公司汇报、员工临时外出应当填写派工单等。
总而言之，对考勤类违纪情形下，用人单位应当对违纪情况给予充分核实，给予员工申辩机会，对证据加以固定，而不是草率的一纸“辞退通知”。
考勤管理是人事管理的基础工作，但在人力资源管理法制化时代的背景下，HR应当更加关注基础工作，实现人力资源的精细化管理，以最大程度地为企业控制风险、降低成本。