从6个案例中学会如何高效管理考勤

2018-09-27 14:32 考勤知识

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制定考勤管理制度必须依据企业实际情况,不能闭门造车、更不能直接从网上“扒”。实施考勤管理制度过程中,要根据企业自身实际情况以及员工反馈意见,不断修改、完善,变员工被动考勤为主动考勤。

雇主耗费大量心血进行考勤管理但收效不佳,这已经成为日常管理中的一个难题。考勤管理要达成员工与雇主双赢的目的,需要在六个方面加以关注。

一、适应企业所在行业特点和企业性质

案例1:

新兴电子有限公司是一家民营系统集成企业,大多数员工具有专科或以上学历,年轻人居多,与老板关系融洽,原来实行的打卡考勤,是从网上“扒”下来的:员工上、下班必须亲自打考勤卡,每天应当打卡四次,漏打卡者每次罚款人民币20元;员工不得让人代打卡,如被发现,代打卡者和被代打卡者各罚款人民币50元;员工迟到、早退超过10分钟,扣一小时工资;超过20分钟,扣半天工资;超过30分钟,扣一天工资;员工因事、因病须按规定履行请假手续,否则以旷工计。

但是,员工代打卡现象仍屡禁不止,派专人值守,可专职考勤员不愿得罪同事,经常睁一只眼闭一只眼;有些员工即便缺勤,也有办法从上司处弄来签注,逃脱处罚;迟到超过30分钟扣一天工资,员工偶尔迟到超过30分钟,索性给自己放假,到网吧去玩;作为系统集成企业,加班加点是家常便饭,迟到者往往以此为理由申请免罚;HR部门每天有员工来争辩,薪资发放日成了矛盾集中爆发日,最终发生了一起员工追打HR经理的恶性事件。

为此,公司采取了更为严厉的处罚措施,在“铁腕”管理下,情况迅速好转。可是临近春节、年终奖刚发完,近1/3有经验的老员工和中低层管理者因制度太苛刻、霸道无人性而提出辞职,导致正在进行的许多工程项目将被迫终止。

经过耐心劝说,大多数辞职者收回了辞呈。公司深刻反思后,根据所处行业特点和企业性质,开始执行“年度储蓄制度”:

(1)HR部为每位员工建立一个年假储蓄账户(时间户头),加班相应增加年假储蓄额,迟到早退及各种请假则相应减少储蓄额;时间账户每月结算一次,余额自动转存到下个月,员工不愿转存的,预留两天作为下月的机动,其余则按本月的平均工资折算发放;时间账户为负,从工资账户扣罚相应金额。

(2)严格遵照国家相关法律规定,经批准延长工作时间加班的,按加班时间的1.5倍计入年假储蓄额中;休息日加班按加班时间的2倍计入;法定节假日加班,按加班时间的3倍计入。

(3)病假,按请假时间的0.5倍从年假储蓄额中扣除;事假,按请假时间的1倍扣除;迟到或早退,按迟到或早退时间的2倍扣除;旷工,按旷工时间的3倍扣除;户头不足者按同样倍数扣减工资。

(4)探亲假、婚假、丧假、产假等,按国家规定一次性在其年储蓄额中增加相应天数。

(5)在不影响工作前提下,经公司批准,员工可以在年储蓄余额范围内申请休假,休假时间从储蓄账户中扣除;业务繁忙时鼓励员工多加班以增加储蓄余额,淡季时鼓励员工多休假、休长假。

员工年假储蓄账户如下页表。


   该考勤方案经征询意见、个别细节优化后顺利实施。员工按规则自主调整,员工开心、企业也节省了人力成本,企业重新步入上下和谐、快速发展的良性轨道。

案例2:

深圳中圆地产公司是一家大型房地产开发企业,同时在售楼盘有5-6个。由于售楼部员工分散在各个售楼处,考勤成了一个老大难问题。售楼处员工上班从未早到过。看房客户已等在售楼处门口,而现场布置、陈列、折页、表单乃至着装等必要的前期工作却没准备好的情况经常发生,让客户印象大打折扣。

HR部为强化考勤管理,给每个售楼处派驻了一名现场考勤员,可3个月下来,迟到现象依旧。由于售楼员工的薪资采用低底薪+高提成,做成一单提成非常高,考勤那点奖罚根本入不了他们的法眼。售楼员工真正在乎的是客户下单量,而客户下单量又取决于接待客户的多少。

所以,公司有针对性地执行“售楼部员工每天排号接待客户,排号顺序遵从每天到岗顺序”,即“接单顺序考勤制度”。新规一经实施,售楼员工一个比一个到得早,而且自发组织纠察队,维持秩序,以免有人插队。公司既不用设考勤员,也不设全勤奖,既降低了成本,又实现了员工准时出勤的目的。

分析:

目前,大部分企业考勤管理采用专人监督签到、上下班打卡或按指纹等形式,但是效果并不好,原因在于没有根据企业所在行业特点和企业性质进行考勤管理。实际上,企业考勤管理与其所处行业特点和企业性质是分不开的。

案例1是一家系统集成民营企业,首先,老板依靠个人魅力与员工建立和谐关系管理企业,人治管理理念根深蒂固,考勤管理基础薄弱,从网上“扒”下来的考勤制度呈现水土不服是必然现象;其次,系统集成企业的业务稳定性不强,员工工作时间不确定,之前的考勤管理规定完全忽视员工因工作需要加班的实际情况。“年度储蓄制度”与企业所在行业与企业性质相适应,不仅认可加班,而且换算成时间进行累计,为员工明确了休息时间,降低了企业人力成本。

案例2是一家地产公司,根据地产公司行业特点,售楼部员工岗位关键考核指标是客户的下单量,客户下单的多少决定其薪酬。所以,房地产类企业的考勤管理,要把薪酬与岗位关键考核指标相结合才是有效的。

二、适应企业员工构成及其特点

案例3:

上海申吉软件公司多数员工是具有本科或以上学历的年轻人,头脑灵敏,思维活跃,工作热情很高,项目紧张时加班加点不在乎;不紧张时散漫,作息时间不规律,早上无法按时上班,频繁加班和工作辛苦成了借口。公司起初采用打卡考勤、迟到罚款方式,虽然专人考勤,可效果差强人意。到了月底,该按考勤结果核算工资奖金了,老板却来打招呼:这个技术骨干少扣点,那个项目经理不要扣。两年下来,不堪忍受的考勤员换了四任,最后竟无人愿意接任。

为此,该企业结合行业及员工特点,采用“考勤乐捐制度”:

(1)取消专职考勤员,迟到早退者不扣罚任何工资。

(2)办公室、会议室门前放考勤乐捐箱,迟到者按每分钟一元钱自觉捐纳基金,早退者按每分钟两元捐纳基金,公司管理层加倍。

(3)乐捐箱中的资金滚存累积,作为各部门的集体活动经费,公司予以相应的配套;按月递减的,另有奖励;集体舞弊的,则冻结该部门一年的集体活动申请资格。

该制度一方面是为了奖勤罚懒,另一方面是以集体的力量制约个人,用多数人的眼睛去监督少数人。“考勤乐捐制度”实施3个月,得到员工理解和认可,考勤在轻松活泼的调侃中完成了。

案例4:

上海暴风网络软件公司是一家开发、运营和推广网络游戏的企业。员工大多追求个性、新奇,酷爱游戏,喜欢搞怪,工作热情高;但是叛逆心强,责任心差,制度在他们看来不过是一张A4纸而已。对此,公司采用“Cosplayer(角色扮演)考勤制度”:

(1)取消指纹打卡机,改为每台电脑终端单一登录,联网自动计时。

(2)迟到早退累计时长超过20分钟的员工,即可玩Cosplayer,选其时长最多者,自备服装、饰品、道具,扮演游戏中的仆人角色,午休时间为其他员工服务。

(3)仆人服务要达到“菲佣”的标准,包括为其他员工订盒饭、买饮料、擦桌子、擦皮鞋、端茶送水、打扫卫生、收发快递等。

(4)午休服务为1个小时,服务完毕后,核销迟到早退20分钟;如果仆人服务质量不高,让多数“主人”不满意,则核销时间减半。

(5)循环往复,只要有人累计时长超过20分钟,游戏自动开始。

该制度颁布后,“潮人”们兴致盎然地做出承诺:自愿玩游戏,服务不打折。第一天,有一个“倒霉蛋”被整得死去活来、但因事先承诺,只能尽心尽力提供服务,考勤惩戒在嬉闹欢笑声中完成。此后,整上瘾的员工们伸长脖子等着整下一个,迟到早退现象大为减少。

分析:

考勤管理的目的不是处罚,而是促进员工积极向上、努力奋斗、创造价值,其对象是鲜活的、有着年龄、学历等差异的员工,他们的个性、需要、情感、欲望、追求等呈现多样化。

案例3、4的考勤管理之所以能够在嬉闹、轻松活泼中完成,前提是考勤管理依据企业所在行业与企业性质实际出发,量体裁衣、量身定做;

其次,这两家企业员工朝气蓬勃、富于创新,彼此之间也互相帮助,密切合作,同时不愿接受僵化教条的管束,并且在与企业的博弈中逐渐占据上风,“考勤乐捐制度”“Cosplayer考勤制度”即根据这类员工特点而设;

再次,具有高智商和高技术的软件开发人员对工作执着追求,思维灵敏,不墨守成规,企业经济效益主要来源于其知识贡献,而非在企业服务时间长短。显然,考勤管理必须创新。

三、适应企业不同发展阶段

案例5:

北京诚信科技有限公司成立之初,具有很浓的人治味道,所有规章制度都由总经理制定,极不科学。随着企业规模扩大,员工迟到早退现象日益严重。在推行了几轮考勤制度均告失败之后,总经理决定采用人性化考勤制度:员工迟到10分钟以内不算迟到,但当月不能超过三次,超过三次者每次罚款100元。

对此,员工解读为:“每个月有三次迟到的机会,时间是10分钟以内!”于是每天上班总有三五个迟到者,大家轮着来,绝不浪费三次可迟到的机会。无奈之下,总经理决定补救,即实行“考勤连坐制度”:公司按部门设立团队全勤奖,该月度达标的团队每人奖励200元。

但如果该部门所有员工迟到早退时间累积起来超过10分钟×n(n为该部门全体员工数),则该部门员工当月都不能领取团队全勤奖。无奈“补救”的结果是员工迟到早退现象一夜间消失了,即使偶尔有员工迟到,也大多是出于客观原因,并且在事后也会想方设法取得部门其他同事的谅解和宽容。

分析:

每个企业都有自己不同的发展阶段、发展历史等实际情况,考勤管理必须与时俱进,随着企业的发展不断完善与匹配。麦肯锡7S模型提出:企业发展过程中必须全方位考虑结构、制度、风格 、员工、技能、战略、共同价值观,可分为硬件和软件两类。

硬件指战略、结构和制度;软件指风格、员工、技能和共同价值观。企业依据内外环境和可获得资源的不同而制定企业发展战略,组织结构随着企业战略而不断调整,制度是企业发展的保障;企业内部管理风格、员工构成以及员工具备的技能,要根据企业愿景提前做好准备。而且,必须让员工了解和认同企业核心价值观。

企业只有软件和硬件同时做好准备才能正常运转。从7S模型看出,企业不同发展阶段的管理制度有所不同。企业创办期,人员少且与创办人一同打拼,创办人的价值观与行为方式直接辐射到每一名员工。但是,随着企业不断发展,创办人的价值观及行为方式难以影响到每一名员工,HR部门要根据企业所处发展阶段、管理风格等实际情况,对考勤管理做相应调整。

四、适应企业自身文化

案例6:

一家电缆制造企业,老总60多岁了,非常敬业。一年到头,除了个别时候出差在外,总是第一个来厂里,最后一个离开,习惯成自然,准时如钟表。但许多年轻员工却没有那么自觉,迟到早退时有发生,还经常和人事部的考勤专员起冲突。

鉴于此,专家提出的考勤管理建议是:不考勤。每天上班时间,老总就在厂门口,迎接每一位员工,向他们点头、微笑、问早;而下班时,老总则在厂门口欢送每一位员工。春风细雨润无声,有形的迎送,无形的威慑,没有考勤,胜似考勤。

分析:

一般情况下,创业者的价值观以及行为方式奠定了企业的价值观及行为方式,随着时间的推移,积淀为企业所有成员共同遵守的价值观,即企业文化,成为企业的DNA。企业管理最佳实践证明:管理需要刚柔相济、双管齐下,刚性管理制度无法达到的地方,需要柔性管理即文化去弥补。

企业一把手以人为本,身先士卒,尊重员工做出榜样,做足软功夫,以文化人,可以感动员工,从而提高员工的出勤和工作积极性。因此,老板在工厂门口迎送员工的行为向员工表达了企业人性化的管理方式、示范性的领导风格,以及人文关怀的企业文化。

五、持续完善,力求零缺陷

上述案例企业从实践中及时吸取教训、用心总结,分别根据自身实际情况及时调整、补救、完善了考勤管理。因此,企业考勤管理不可能一蹴而就,要经历多次实践、修改、调整、完善,最终达到与企业适应和匹配,这昭示:考勤管理要动态的适应。

考勤管理零缺陷是指考勤制度设计与表述要做到言简意赅、缜密周全、无歧义,任何人在规定面前无特权,让员工无空可钻。上述多个案例的考勤管理规定表述不够严密而产生歧义,被员工利用,造成企业被动、受损。

案例1中公司规定迟到超过30分钟扣一天工资,员工偶尔迟到超过30分钟,索性给自己放大假,到网吧去玩。结果是工作无人干,员工利益受损,形成企业与员工双输局面。案例5中规定员工迟到10分钟以内不算迟到,但当月不能超过三次,超过三次者每次罚款100元。

这被员工解读为:每个月有三次迟到的机会,时间是10分钟以内!结果是每天上班总有三五个迟到者,大家轮着来,绝不浪费三次可迟到机会。这是考勤管理制度自身缺陷所致。

六、转变考勤管理理念

传统上,HR部门既是考勤规定的制定者、执行者,又是监督者和被考核者,犹如足球比赛中,既是运动员、又是裁判员,因而考勤管理的公正性颇受质疑;加上HR人员受专业知识等方面局限,所制定的考勤规定无法做到全面,考勤管理效果差也属正常。

事实上,考勤管理不应仅仅是HR部门的工作,而是企业所有管理者及全体员工自己的事情。为此,企业要做到:

首先,制定考勤管理制度不能闭门造车、更不能直接从网上“扒”,只能依据企业实际情况。制定时要鼓励员工建言献策、广泛采纳员工意见;实施中,要不断修改、完善考勤制度,使之与企业动态匹配,变员工被动考勤为主动考勤,才能保障考勤管理的效果。

其次,转变观念,创造条件,建立让全体员工积极参与、共同监督考勤管理的机制。只有全员参与、共同监督才是最有效的管理,这也完全符合与尊重人性。

如案例2执行的“接单顺序考勤制度”、案例3实行“考勤乐捐制度”、案例4采用的“Cosplayer考勤制度”以及案例5实行“考勤连坐制度”,实质上是一改传统的少数(个别)人考勤大多数人的做法,实行多数人考勤、监督少数人的考勤管理。

即以集体的力量制约个人,用多数人的眼睛去监督少数人,一个人迟到或缺勤,会损害部门所有员工的切身利益,把全体员工利益捆绑在一起,才能使考勤管理公开、公正、公平,缓和监督者与被监督者之间的矛盾,企业既降低了成本、提升了效率,又完成了员工考勤。